Chi phí tiền lương khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN
Luật Bảo hiểm Xã hội 58/2014/QH13 được Quốc hội thông qua ngày 20/11/2014. Trên cơ sở đó, các quy định cụ thể về mức đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc đối với người lao động và người sử dụng lao động và hướng dẫn một số điều về hợp đồng lao động cũng đã được cụ thể hóa tại Nghị định 122/2015/NĐ-CP và Thông tư 47/2015/TT-BLĐTBXH. Tuy nhiên, trên thực tế các doanh nghiệp hiện nay vẫn khá lúng túng trong áp dụng.
Quy định về lương và thực trạng chi phí tiền lương trong DN
Theo Điều 93 Bộ luật Lao động – Luật số 10/2012/QH13 ngày 18/6/2012, DN tự xây dựng thang, bảng lương nộp cho phòng lao động thương binh và xã hội (LĐTB&XH) quận, huyện theo nguyên tắc quy định tại Điều 7 Nghị định 49/2013/NĐ-CP của Chính phủ.
Trường hợp DN không gửi, hoặc không xây dựng bảng lương, thang lương, định mức lao động thì sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính tại điểm 1,2 Điều 13 Nghị định 88/2015/NĐ-CP ban hành ngày 07/10/2015 quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động.
Căn cứ điểm 1 Điều 85 Luật Bảo hiểm Xã hội (BHXH) 58/2014/QH13 và Nghị định 122/2015/NĐ-CP ban hành ngày 14/11/2015 có hiệu lực 1/1/2016, người lao động tham gia BHXH bắt buộc bằng 8% mức lương tháng. Mức tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc quy định tại Khoản này không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng tại thời điểm đóng.
Trường hợp người lao động đã qua học nghề (kể cả lao động do doanh nghiệp (DN) dạy nghề), thì tiền lương đóng BHXH bắt buộc phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng; nếu làm công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm thì cộng thêm 5%.
Mức tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc không được cao hơn 20 tháng lương cơ sở (mức lương cơ sở chính là mức lương tối thiểu chung). Từ ngày 1/1/2016 đến ngày 31/12/2017, tiền lương tháng đóng BHXH là mức lương và phụ cấp lương theo quy định tại Khoản 1 và Điểm a Khoản 2 Điều 4 của Thông tư 47/2015/TT-BLĐTBXH, trong đó:
(i) Mức lương, ghi mức lương tính theo thời gian của công việc hoặc chức danh theo thang lương, bảng lương do người sử dụng lao động xây dựng theo quy định của pháp luật lao động mà hai bên đã thỏa thuận. Đối với người lao động hưởng lương theo sản phẩm hoặc lương khoán, thì ghi mức lương tính theo thời gian để xác định đơn giá sản phẩm hoặc lương khoán.
(ii) Phụ cấp lương, ghi các khoản phụ cấp lương mà hai bên đã thỏa thuận, gồm: Các khoản phụ cấp lương để bù đắp yếu tố về điều kiện lao động, tính chất phức tạp công việc, điều kiện sinh hoạt, mức độ thu hút lao động mà mức lương thỏa thuận trong hợp đồng lao động chưa được tính đến hoặc tính chưa đầy đủ; Các khoản phụ cấp lương gắn với quá trình làm việc và kết quả thực hiện công việc của người lao động.
Trên thực tế, còn nhiều DN chưa xây dựng thang bảng lương để gửi đến phòng LĐTB&XH, các DN vẫn đóng bảo hiểm cho người lao động dựa trên mức quy định là không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng tại thời điểm đóng.
Bảng lương của DN và mức lương đăng ký đóng BHXH với cơ quan bảo hiểm không có sự đồng nhất, dẫn tới chi phí của DN vẫn được chấp nhận là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, còn cơ quan nhà nước lại mất một khoản thu không nhỏ.
Theo bảng thanh toán tiền lương tháng 1/2016 tại Công ty T&T, thì mức đóng BHXH bắt buộc cho người lao động là 4.000.000 đồng. Mức đóng này đã đáp ứng được quy định là: Không thấp hơn mức mức lương tối thiểu vùng tại thời điểm đóng và người lao động tại Công ty đều đã qua đào tạo, cho nên mức đóng bảo hiểm cho nhân viên cũng đã đáp ứng yêu cầu: Trường hợp người lao động đã qua học nghề, thì tiền lương đóng BHXH bắt buộc phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng (3.500.000 +3.500.000×7% = 3.745.000).
Công ty T&T thực hiện đúng theo quy định của Luật BHXH số 58/2014/QH13, nhưng lại không đăng ký thang bảng lương với phòng LĐTB&XH quận, nên công ty sẽ phải nộp phạt do vi phạm thủ tục hành chính. Với cách tính như trên thì Công ty sẽ được lợi số tiền chênh lệch do không phải nộp BHXH bắt buộc theo mức lương quy định trong thang bảng lương. Cụ thể số tiền mà Công ty sẽ được lợi 6.960.000 đồng/tháng so với mức xử phạt.
Như vậy, trong khoảng thời gian từ 1/1/2016 đến 31/12/2017, nếu các DN đều áp dụng giống như Công ty T&T, thì ngân sách nhà nước sẽ thất thoát một nguồn thu không nhỏ. Mặt khác, dựa vào nội dung các khoản bổ sung khác như phụ cấp, trợ cấp, hỗ trợ quy định tại khoản 11 Điều 4 của Nghị định 05/2015/NĐ-CP để tham gia BHXH bắt buộc, DN sẽ tìm mọi cách tăng các khoản khác nhằm tối ưu hóa chi phí tiền lương khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập DN.
Một số đề xuất, khuyến nghị
Thứ nhất, DN tự xây dựng thang, bảng lương nộp cho phòng LĐTB&XH quận, huyện theo đúng nguyên tắc quy định tại Điều 7 Nghị định 49/2013/NĐ-CP của Chính phủ. Hồ sơ xây dựng thang bảng lương, gồm: Công văn gửi phòng LĐTB&XH; Quyết định ban hành hệ thống thang, bảng lương; Biên bản thông qua hệ thống thang bảng lương; Bảng hệ thống thang, bảng lương; Bảng quy định các tiêu chuẩn và điều kiện áp dụng; Quy chế lương, bảng phụ cấp (bắt buộc phải có). Ngoài ra, DN nên gửi kèm quy định, quy chế thưởng, về mức hưởng trợ cấp, phúc lợi và các khoản bổ sung khác…
Thứ hai, trường hợp DN không gửi hoặc không xây dựng bảng lương, thang lương, định mức lao động thì sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính tại điểm 1,2 Điều 13 Nghị định 88/2015/NĐ-CP ban hành ngày 07/10/2015 quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động.
Ngoài mức xử phạt vi phạm hành chính thì chi phí lương trong thời gian DN không gửi và xây dựng thang bảng lương sẽ không được coi là chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế.
Thứ ba, theo khoản 1 Điều 86 Luật BHXH 58/2014/QH13; phương thức đóng được thực hiện hàng tháng, 03 tháng hoặc 06 tháng một lần. Để tránh thất thu một khoản không nhỏ từ mức đóng BHXH, ngoài việc đăng ký mức đóng bảo hiểm với cơ quan bảo hiểm quận, huyện…DN nên gửi kèm bảng lương tháng của người lao động.
Bảng lương tháng này phải phù hợp với thang bảng lương và phù hợp với chi phí tiền lương hàng tháng, quý, năm khi tính thu nhập chịu thuế thu nhập DN. Đối với các khoản trợ cấp, phúc lợi nên theo dõi riêng trên bảng lương và cần có chứng từ thanh toán…
Tài liệu tham khảo:
1. Luật BHXH số 58/2014/QH13;
2. Thông tư 59/2015/TT-BLĐTBXH hướng dẫn một số điều của luật BHXH;
3. Nghị định 05/2015/NĐ-CP hướng dẫn thi hành một số nội dung của Bộ luật Lao động;
4. Thông tư 47/2015/TT-BLĐTBXH hướng dẫn một số điều về hợp đồng lao động.
Bài đăng trên Tạp chí Tài chính kỳ II, số tháng 7/2016
ThS. Lê Tuyết Nhung – Đại học Công nghệ Giao thông Vận tải
