Kinh nghiệm làm kế toán công nợ
Thông thường Kế toán phải đảm nhận vai trò thu hồi nợ (các khoản phải thu) về cho công ty. Việc phải vừa thu hồi được nợ lại vừa giữ được mối quan hệ khách hàng, và thu được tiền hàng cũng cần phải rất khéo léo. Kế Toán Hà Nội xin chia sẻ thêm về vấn đề này.
Thu nợ là trách nhiệm nhiều phòng, ban
Nhiều Doanh nghiệp cho rằng thu hồi nợ là công việc của kế toán, điều này hoàn toàn sai lầm. Kế toán là người kiểm soát, hỗ trợ việc thu hồi nợ, đảm bảo các khoản các khoản nợ được thu đúng hạn. Nếu là trách nhiệm thì phải là người trực tiếp bán hàng. Người nắm các mối quan hệ và lợi ích liên quan.
Kế toán là đầu mối để phối hợp giải quyết các khoản phải thu, nhưng để phối hợp được hiệu quả, họ phải có sự hỗ trợ của bộ phận bán hàng, bộ phận dịch vụ khách hàng, thậm chí của cả Ban Giám đốc.
Thông thường, với mục tiêu tăng doanh thu, bộ phận bán hàng sẽ cố gắng dành nhiều ưu ái, trong đó có ưu đãi về tín dụng, cho khách hàng. Nếu quản lý các khoản tín dụng này không tốt, sẽ dẫn đến doanh thu trên sổ sách cao, nhưng hiệu quả kinh tế thấp và lượng thu tiền mặt cũng thấp. Từ đó, doanh nghiệp sẽ rơi vào tình trạng thiếu vốn lưu động.
Một nghiên cứu của Hiệp Hội quản lý Mỹ (AMA), khoảng 54,6% doanh nghiệp cho rằng, hiệu quả các khoản phải thu đã được cải thiện khi họ quản lý tốt mối quan hệ với bộ phận bán hàng.
Ngoài ra, việc bộ phận dịch vụ khách hàng thường xuyên cập nhật sai hoặc thiếu chi phí cũng làm cho quá trình thanh toán kéo dài. Đặc biệt, nếu Ban Giám đốc có các chính sách tín dụng dành cho khách hàng không rõ ràng, hoặc quá trình phê chuẩn tín dụng cho khách hàng phức tạp, cúng ảnh hưởng đến hiệu quả các khoản phải thu.
Cải thiện quy trình
Khi tiến hành cải tiến, doanh nghiệp cần thực hiện cả 3 quy trình.
Chuyển tiền: Thay vì thực hiện thủ công, một số công ty đã áp dụng công nghệ thông tin, tự động hoá qui trình chuyển tiền. Điều này giúp công ty giảm bớt thời gian chờ xác nhận hoá đơn từ Ban Giám đốc và xác nhận thanh toán của khách hàng.
Quản trị tín dụng khách hàng: Trước hết, doanh nghiệp cần có một chính sách tín dụng rõ ràng cho từng nhóm khách hàng. Ngoài ra, cập nhật và theo dõi lịch sử tín dụng của khách hàng cũng giúp giảm việc trì hoãn thanh toán. Một số công ty đã sử dụng hệ thống cho điểm tín dụng và phân loại khách hàng theo mức độ rủi ro, để quyết định có nên cho khách hàng tiếp tục sử dụng tín dụng của mình hay không.
Thu tiền: Công việc đòi tiền khách hàng luôn bị cho là việc nhàm chán, do đó, một số công ty đã có mức thưởng xứng đáng cho những nhân viên thu tiền hiệu quả. Ngoài ra, khi hoạt động thu tiền nội bộ quá tốn kém hoặc gặp những khách hàng khó chịu, một số công ty đã thuê dịch vụ thu tiền chuyên nghiệp làm việc này.
Đo lường hiệu quả các khoản phải thu
Để cải thiện hiệu quả các khoản phải thu, doanh nghiệp cần thiết lập các chỉ số nhằm đo lường hiệu quả của hoạt động này. Hiện nay, các công ty thường sử dụng 3 chỉ tiêu cơ bản để đo lương hiệu quả hoạt động phải thu:
Vòng quay các khoản phải thu: Được sử dụng để đo lường thời gian trung bình mà doanh thu tồn tại dưới dạng các khoản phải thu. Một số công ty đưa ra số ngày cụ thể để đánh giá đó là khoản phải thu tốt hay xấu, chẳng hạn dưới 30 ngày được xem là có khả năng kiểm soát được.
Tỷ lệ các khoản phải thu trên doanh thu: Được sử dụng để đánh giá xu hướng hiệu quả các khoản phải thu. tỷ lệ này càng cao, công ty càng bị chiếm dụng vốn nhiều. Khi tỷ lệ này vượt quá định mức do công ty đặt ra, Ban Giám đốc cần có những qui định siết chặt, tránh tình trạng thiếu vốn lưu động.
Tuổi nợ: Bằng các phân tích tuổi nợ, công ty có thể xác định sớm những khoản phải thu có vấn đề và hành động thích hợp nhằm bảo vệ doanh thu.
Hợp tác với khách hàng
Công ty cần có chính sách khuyến khích khách hàng thanh toán sớm, hoặc hợp tác với khách hàng trong việc giải quyết các khoản phải thu. Một số công ty sử dụng chiết khấu tiền mặt để khuyến khích khách hàng thanh toán trước ngày đến hạn. Một tổ chức tín dụng ở Mỹ đã thực hiện khảo sát với 305 doanh nghiệp trong ngành thực phẩm và đồ uống, ngành hoá chất và sản phẩm tiêu dùng. Kết quả khảo sát cho thấy:
58% đang thực hiện chiết khấu tiền mặt; 51% sử dụng chiết khấu tiền mặt cho hơn 75% khách hàng của mình nhằm khuyến khích thanh toán sớm; 68% tin rằng chiết khấu tiền mặt sẽ cải thiện chỉ tiêu thời gian thu hồi tiền hàng tồn đọng (Days Sales Outstanding – DSO). Chỉ tiêu này được tính bằng số ngày trung bình để công ty có thể thu được tiền hàng sau khi đã bán hàng. 53% tin rằng chiết khấu tiền mặt sẽ giảm DSO được khoảng 1 – 5 ngày.
Ngoài ra, các công ty nên chủ động liên hệ với khách hàng sớm để làm việc về các khoản phải thu thay vì chờ đến ngày hoá đơn hết hạn thanh toán. Điều này không chỉ giúp công ty quản lý tốt các khoản phải thu mà còn duy trì được mối quan hệ lâu dài, tốt đẹp với khách hàng.
