Những điều cần lưu ý khi quyết toán chi phí cuối năm
Những điều cần lưu ý khi quyết toán chi phí cuối năm
Tất cả các khoản chi phí được xem là chi phí hợp lý khi có thực hiện kê khai tại các bảng kê HH dịch vụ mua vào khi báo cáo thuế hàng tháng. Nếu CP nào không kê khai thì không đ ược tính trừ các giấy nộp tiền thuế vào kho bạc hay HĐ của tổng cục thuế
1/ Chi phí vé máy bay, công tác phí
Cần xây dựng quy chế tài chính cho Cty. Nếu có QCQLTC thì trong quy chế QLTC của đơn vị thường quy định chế độ công tác phí. Trong đó thường quy định rõ tiền lưu trú, mức thuê phòng ngủ….Tùy theo quy định của đơn vị.
Khi cán bộ đi công tác đơn vị phải có QĐ cử cán bộ đi công tác hoặc công lệnh (có xác nhận của địa phương), có giấy đi đường. Các chi phí tàu xe, phòng ngủ… có hóa đơn tài chính. Riêng chi phí tiền phụ cấp lưu trú sẽ được thanh toán theo mức quy định của đơn vị không có hóa đơn.
Đối với trường hợp là vé máy bay thì khi cán bộ mang về quyết toán phải bao gồm cả cuống vé + hóa đơn kẹp cùng, đồng thời phải có quyết định thanh toán tiền công tác phí cho chính nhân viên có tên trên vé máy bay.
. Nếu là vé máy đi nước ngoài thì nếu tham dự hội nghị thì bạn còn phải có thư mời của đối tác và trong thư mời phải nói rõ là chi phí đi lại do bên bạn thanh toán.
2/ Chi phí mua bánh trung thu tặng khách hảng
Trích công văn 3912 -TCT ngày 01/11/2005 “Các khoản chi phí mua ngoài nhu lịch, bánh trung thu, hoa… cty mua về để biếu, tặng cho cáccty và các cá nhân trong các dịp lể kỉ niệm, lể tết không xc định được là chi phí hợp lý trừ khi tính thu nhập chịu thuế TNDN. Khoản chi này cty phải lấy từ thu nhập sau thuế để trang trải.
Tuy nhiên, mình thuyết minh đó là chi phí giao tế thì công ty được phép tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế theo quy định tại điểm 11, Mục III, Phần B Thông tư số 128/2003/TT-BTC ngày 22/12/2003 của Bộ Tài chính Hướng dẫn thi hành Nghị định số 164/2003/NĐ-CP ngày 22 tháng 12 năm 2003 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật thuế thu nhập doanh nghiệp.
Dưới đây là trích dẫn nội dung quy định này:
“ 11. Chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, tiếp tân, khánh tiết, chi phí giao dịch, đối ngoại, chi hoa hồng môi giới, chi phí hội nghị và các loại chi phí khác theo số thực chi nhưng tối đa không quá 10% tổng số các khoản chi phí hợp lý từ khoản 1 đến khoản 10 của mục này. Đối với hoạt động kinh doanh thương nghiệp chi phí hợp lý để xác định mức khống chế không bao gồm giá vốn của hàng hoá bán ra.”
2. Về việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu các hóa đơn mua quà biếu trên có ghi số thuế GTGT: Doanh nghiệp được khấu trừ thuế đầu vào khi và chỉ khi thỏa mãn đủ cả 2 điều kiện:
2.1. Sản phẩm đầu ra của doanh nghiệp là hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT (nộp thuế GTGT theo thuế suất 10%, 5% hoặc 0% theo quy định).
2.2. Tổng số các khỏan chi quy định tại điểm 11 trích dẫn nêu trên không vượt mức khống chế (10% nêu trên). Phần vượt mức quy định, doanh nghiệp phải lấy từ nguồn lợi nhuận sau thuế TNDN để trang trải./.
3/ Hóa đơn phòng nghỉ, khách sạn
Muốn đưa nội dung là “Công tác phí” thì phải kèm theo một số chứng từ nữa thì mới đầy đủ. Ví dụ: Quyết định đi công tác, Giấy đi đường, Bảng kê tạm ứng…
4/ Chế độ mượn nhà để SXKD
Công ty mượn nhà để mở công ty, đã làm thủ tục mượn nhà trình lên thuế, và được bên thuế chấp nhận (nên không phải đóng thuế )trong giấy mượn nhà có ghi tiền nước và tiền điện công ty trả, hàng tháng viết phiếu chi cho chủ nhà để thanh toán và có chữ ký xác nhận của chủ nhà thì tiền điện nước hàng tháng đó được tính vào chi phí hợp lý của công ty, nhưng không được khấu trừ VAT, đưa toàn bộ vào chi phí
5/ Chi phí an ninh quốc phòng
Có thể đưa chi phí quốc phòng vào chi phí hợp lý (hạch toán vào TK 642) vì chi phí quốc phòng có thể được coi là “khoản phí, lệ phí mà cơ sở kinh doanh thực nộp vào Ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật về phí, lệ phí“. (Theo quy định tại Điểm 12.8, Mục III, Phần B Thông tư 128/2003/TT-BTC)
6/ Tiền cơm trưa của nhân viên
Theo quy định tại điểm 3.2 – Mục III – Phần B – Thông tư số 128/2003/TT-BTC ngày 22/12/2003 của Bộ Tài Chính thì chi phí tiền ăn giữa ca trả cho người lao động theo quy định của Bộ Luật lao động là khoản chi phí hợp lý được trừ để tính thu nhập chịu thuế, khoản chi phí này do chủ doanh nghiệp quyết định phù hợp với hiệu quả sản xuất kinh doanh, nhưng mức chi hàng tháng cho mỗi người lao động không vượt quá mức lương tối thiểu do Nhà nước quy định.
Trường hợp DN trả tiền ăn giữa ca cho người lao động, khoản chi phí này phải có thể hiện trên hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể và đảm bảo theo quy định trên thì được đưa vào chi phí hợp lý để tính thu nhập chịu thuế
Để khoản ăn trưa trên được tính vào chi phí hợp lý thì
1. Tại Hợp đồng LĐ có ghi rõ khoản hỗ trợ này cho người LĐ tại Điều khoản thứ 12
2. Trừ trường hợp mua trực tiếp của người nông dân về lương thực thực phẩm để tự tổ chức nấu ăn cho nhân viên thì không cần Hoá đơn nhưng phải kê trên bảng kê 04/GTGT và khi mua, bán phải có chữ ký ,tên địa chỉ, số CMTND người bán rõ ràng
3. Còn các trường hợp khác khi mua bán đều phải có Hoá đơn chứng từ hợp pháp, hợp lê
Nếu cơ quan bạn tự tổ chức ăn ca như nấu ăn hay mua cơm như bạn nói thì số tiền ăn ca không được tính thuế thu nhập cá nhân nhưng nếu cơ quan bạn thanh toán tiền ăn ca bằng tiền thì số tiền ăn ca phải được đưa vào thu nhập của người lao động để tính thuế thu nhập cá nhân
Công Văn 638 của Sở LĐTBXH ngày 23/2/05 nêu rõ các khoản phụ cấp, các khoản chi khác.
Mua HĐ LĐ mẫu in sẵn có ở P.LĐ, có hướng dẫn cách ghi, trong Điều 3 các khoản PC ghi ở chỉ tiêu 9, các khoản chi khác ghi ở chỉ tiêu 12. Tất cả các thỏa thuận với người LĐ đều ghi vào HĐ LĐ thì sau này thuế căn cứ vào đó mới chấp nhận chi fí hợp lý. Mức đóng BHXH căn cứ vào Lương chính + Phụ cấp; các khoản chi khác thì kg tính đóng BH, chỉ tính vào thu nhập chịu thuế thôi.
7/ Chi phí may đồng phục
Chi phí may đồng phục được khống chế là 500.000 đồng/người/năm. Phần chênh lệch hạch toán vào TK 4312 (Quỹ phúc lợi). Nhưng phần đưa vào quỹ phúc lợi thì không được khấu trừ TGTGT.
8/ Thuế Thuê Nhà
Thuế thuê nhà bao gồm 8% GTGT; 11,2% thuế TNDN
Tổng cộng 19,2%
Tiền thuê nhà chưa trả bạn hạch toán chi phí và ghi có TK 331
Tiền thuế cho thuê nhà do người cho thuê nộp, nên bạn không phải khai thuế thuê nhà, Công ty bạn nên trả tiền thuê, đồng thời đề nghị chủ nhà nộp thuế, lấy biên lai nộp thuế lên Chi cục thuế mua hóa đơn lẻ để bổ sung
Nếu chủ nhà không chịu, thì mình phải tự động đi mua hóa đơn lẻ và đóng tiền thuế thay cho họ thôi. Trên hợp đồng sẽ có thêm điều khoản: tiền thuế thuê nhà sẽ do bên đi thuê chịu. Khi lấy Biên lai thu thuế, bảo họ ghi tên, địa chỉ và mã số thuế của công ty mình vào. Chi phí đó sẽ được coi là chi phí hợp lý của công ty.
Cơ quan thuế xuất bán hóa đơn cho chủ nhà với tư cách là người bán hàng, còn tên người mua hàng vẫn là tên công ty bạn chứ! Nếu người mua hàng trên hóa đơn lẻ là công ty bạn thì đương nhiên chi phí thuê nhà của công ty sẽ là chi phí hợp lý.
Bên đi thuê nhà tự đi mua hóa đơn thì không được, lôi ông chủ nhà đi cho được việc.
