Hướng dẫn viết hóa đơn bán hàng với 20 chỉ tiêu.
Bài viết này sẽ hướng dẫn cách viết hóa đơn bán hàng (đề cập rõ đến 20 chỉ tiêu của hóa đơn).
1. Chỉ tiêu “Ngày tháng năm”:
– Hoạt động bán hàng : là ngày chuyển giao quyền sở hữu (sử dụng) hàng hóa.
– Hoạt động cung cấp dịch vụ : Là ngày hoàn thành việc cung cấp dịch vụ
– Hoạt động xây dựng : Là ngày nghiệm thu bàn giao công trình, hạng mục công trình
2. Chỉ tiêu “Họ tên người mua hàng”: ghi đầy đủ họ tên người mua hàng, nếu người mua không lấy hóa đơn ghi rõ“người mua không lấy .hóa đơn” hoặc “ người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mả số thuế”
3. Chỉ tiêu “Tên đơn vị”: ghi tên đầy đủ hoặc tên viết tắt theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của người mua
4. Chỉ tiêu “Mã số thuế”: Ghi mã số thuế của đơn vị mua hàng
5. Chỉ tiêu “Địa chỉ” : Ghi đầy đủ địa chỉ theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế
Trường hợp viết tắt: Khi tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN”hoặc “Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.
6. Chỉ tiêu “Hình thức thanh toán”: Ghi “CK” nếu thanh toán qua ngân hàng; ghi “TM” nếu thanh toán bằng tiền mặt; ghi “TM/CK” nếu chưa xác định hình thức thanh toán.
Lưu ý: Những hóa đơn có tổng trị giá thanh toán từ 20.000.000vnđ trở lên, bắt buộc phải thanh toán chuyển khoản thì người mua mới được khấu trừ thuế GTGT, hạch toán vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
7. Chỉ tiêu “Số tài khoản”: có thể bỏ qua hoặc ghi số tài khoản của đơn vị mua hàng.
8. Chỉ tiêu “STT”: ghi số thứ tự tăng dần của các loại hàng hóa, dịch vụ
9. Chỉ tiêu “Tên hàng hóa, dịch vụ”: Ghi đầy đủ, chi tiết, chính xác tên hàng hóa bán ra như lúc mua vào (tên, ký hiệu, mã)
Ví dụ: Khi mua hàng hóa tên là “Máy vi tính Dell Latitude E7440” thì khi bán ra phải ghi là “Máy vi tính Dell Latitude E7440”
10. Chỉ tiêu “Đơn vị tính”: ghi rõ đơn vị tính của hàng hóa bán ra, giống như khi mua vào (mua vào là “cái” thì bán ra phải ghi là “cái”). Khi có sự thay đổi đơn vị tính thì phải có bảng qui đổi có xác nhận của nhà cung cấp.
11. Chỉ tiêu “Số lượng”: ghi số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra
12. Chỉ tiêu “Đơn giá”: ghi giá bán của 1 đơn vị sản phẩm (giá chưa có thuế GTGT)
13. Chỉ tiêu “Thành tiền”: Ghi tổng số tiền = đơn giá x số lượng
Sau khi viết xong tất cả nội dung các mặt hàng bán ra, gạch chéo phần còn trống (nếu có) bắt đầu từ trái qua phải.
14. Chỉ tiêu “Cộng tiền hàng”: Là tổng của các chỉ tiêu “Thành tiền”
15. Chỉ tiêu “Thuế suất thuế GTGT”:
– Ghi mức thuế suất của hàng hóa, dịch vụ là 0%, 5%, 10%
– Nếu hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế, miễn thuế thì gạch chéo “ / “
– Các mặt hàng có thuế suất như nhau thì mới được viết chung 1 hóa đơn
16. Chỉ tiêu “Tiền thuế GTGT” : được tính = “Cộng tiền hàng” x “Thuế suất thuế GTGT”, trường hợp không chịu thuế thì gạch chéo “ / “
Chỉ tiệu “Tổng cộng tiền thanh toán”: được tính = “Cộng tiền hàng” + “Tiền thuế GTGT”
17. Chỉ tiêu “Số tiền bằng chữ”: Viết số tiền bằng chữ của chỉ tiêu “Tổng cộng tiền thanh toán”
Lưu ý :
– Chỉ được làm tròn số lẻ đến hàng đơn vị (VD : 1.980.354,6 đ = 1.980.355 đ hoặc 200.356,4 đ = 200.354 đ)
– Đồng tiền ghi trên hóa đơn là đồng Việt Nam.
– Trường hợp người bán được bán hàng thu ngoại tệ theo quy định của pháp luật, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt.
Ví dụ: 10.000 USD – Mười nghìn đô la Mỹ.
Người bán đồng thời ghi trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân của thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập hóa đơn.
Trường hợp ngoại tệ thu về là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá.
18. Chỉ tiêu “Người mua hàng”: Người đi mua hàng ký và ghi rõ họ tên (nếu bán hàng qua điện thoại, qua mạng, Fax … thì người mua hàng không phải ký nhưng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, qua Fax…)
19. Chỉ tiêu “Người bán hàng”: Người nào viết hóa đơn thì người đó ký và ghi rõ họ tên
20. Chỉ tiêu “Thủ trưởng đơn vị”: Giám đốc ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên (lưu ý : ký sống trên từng liên hóa đơn, không lót giấy cacbon). Trường hợp có ủy quyền của Giám đốc thì người được ủy quyền ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu treo vào góc trên bên trái của hóa đơn.
Nguồn: Thư Viện Pháp Luật
