Một số thủ thuật nhanh dùng cho kế toán Excel
Thủ thuật excel cho kế toán giúp kế toán làm nhanh và tiết kiệm đươc khoảng thời gian làm việc của mình và đạt hiệu quả cao trong công việc
Phím tắt trong các ứng dụng Microsoft Office là một trong những tính năng hữu ích nhất, giúp cho người sử dụng thao tác nhanh hơn.
Trung tâm kế toán Hà Nội xin liệt kê ra đây một số phím tắt thông dụng nhất trong Excel cho các bạn kế toán.
>>Xem thêm: Hướng dẫn kế toán cách dùng hàm Subtotal trong kế toán Excel
*** Phím tắt thông dụng trong Excel
Phím tắt trong các ứng dụng Microsoft Office là một trong những tính năng hữu ích nhất, giúp cho người sử dụng thao tác nhanh hơn.
Trung tâm kế toán Hà Nội xin liệt kê ra đây một số phím tắt thông dụng nhất trong Excel cho các bạn kế toán.
Vẽ hình vuông và bầu dục nằm trong cell
Khi sử dụng chức năng vẽ hình vuông và bầu dục trên thanh công cụ Draw, hình vẽ sẽ không nằm trên bất cứ một vùng cell nào trên bảng tính. Để hình vẽ nằm trong cell, khi vẽ bạn nhấn giữ phím Alt, hình vẽ sẽ đi theo từng cell khi bạn rê chuột.
Sao chép Formula
Khi bạn sử dụng công thức tính toán nào đó trong một cell bên trên và lại muốn sao chép tiếp xuống cell bên dưới thì bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl – D để thực hiện.
Ðịnh hướng cho con trỏ khi nhấn Enter
Trong Excel, khi bạn nhập liệu cho một cell, con trỏ sẽ nằm trong cell đó và bạn nhấn Enter thì nó sẽ di chuyển xuống cell khác. Nhưng có thể bạn muốn nó phải di chuyển qua trái, phải hoặc là đi lên. Muốn vậy, bạn chọn menu Tools – Options trong hộp thoại Options chọn tab Edit, click trên drop down menu Direction để chọn Right, Left, Up hoặc Down.
Hiển thị nhiều dòng trong 1 cell
Khi bạn nhập một dữ liệu nào đó trong một cell và bạn muốn dữ liệu đó xuống hàng trong cell đó ( tức là cell đó có 2 dòng ), để làm việc này bạn có 2 cách :
1/ Khi nào muốn xuống dòng nhấn Alt-Enter
2/ Chọn Format – Cells, chọn tab Alignment và chọn mục Wrap Text, như vậy mỗi khi nhập vào nếu dài quá chiều rộng cell Excel sẽ tự động xuống hàng.
Tạo chú thích (comment) cho cell
Khi bạn muốn làm một lời chú thích nào đó cho một cell, bạn chọn cell cần làm chú thích , chọn menu Insert / Comment ( hoặc nhấp chuột phải lên cell đó và chọn Comment ). Nhập vào lời chú thích cho cell đó. Khi bạn di chuyển mouse đến cell đó thì sẽ xuất hiện một popup với lời chú thích bạn đã nhập.
Sửa chữa nội dung cho chú thích (Comment )
Sau khi bạn đã tạo một comment ( chú thích ) cho một cell nào đó, bây giờ bạn muốn sữa nội dung của comment đó thì bạn click vào cell, chọn menu Insert – Edit Comment. Bạn sẽ sữa đổi nội dung trong cửa sổ comment. Bạn cũng có thể edit comment và delete comment bằng cách nhấp chuột phải mouse.
Sửa lỗi nhanh trong cell.
Khi bạn nhập dữ liệu vào cell nhưng bạn thấy dữ liệu nhập vào có lỗi hoặc nhập không đúng cell. Muốn bỏ đi mà không muốn mất nội dung cũ một cách nhanh nhất là nhấn phím Esc.
Ðịnh dạng phần trăm ( % ) cho dữ liệu trong cell.
Khi nhập số phần trăm ( % ) vào một cell mà chỉ cần nhập vào con số thập phân thôi, còn phần thập phân bạn sẽ tự định nghĩa cho cell đó. Ví dụ nhập vào 20 thì sẽ được chuyển thành 20%, và khi bạn nhập vào là .2 thì cũng sẽ được chuyển thành 20 %. Ðể làm điều này, bạn chọn cell và chọn Menu Format – Cell. Bạn sẽ thấy xuất hiện một cửa sổ, bạn chọn tab có tên là Numbers, sau đó chọn Percentage và nhấn OK.
Sử dụng chức năng AutoFill.
Khi điền vào những cell với nội dung như nội dung của các cell trong cột Số thứ tự trong bảng tính chẳng hạn, các số đó bắt đầu từ 1 trở đi và bạn không việc gì phải nhập lần lượt từng số vào cell, bạn sử dụng chức năng Auto Fill để làm việc này : có 2 cách :
Bạn chọn từ menu Edit – Fill : trong này sẽ liệt kê những chức năng AutoFill cho bạn tùy chọn. Hoặc cách khác bạn nhập một vài giá trị ban đầu ví dụ bạn nhập vào cell A1 : 1 và A2 : 2 . Sau đó dùng chuột chọn 2 cell này ( tô đen ). Rồi đưa chuột đến dấu vuông ở góc dưới bên phải của 2 cell này, con trỏ chuột của bạn có hình dấu cộng, bạn nhấp và kéo chuột đến vị trí cuối cùng cần điền giá trị rồi thả ra.
Tùy biến AutoFill.
Excel chỉ cung cấp cho bạn một số list để tự động điền vào list cho bạn như số thứ tự, số ngày trong tuần… .Bạn cũng có thể thêm vào trong list đó một kiểu autofill theo ý riêng của mình chẵng hạn như bạn muốn điền một dãy số theo thứ tự như : 1,5,9,13,… Ðể tạo ra một dãy số tăng theo thứ tự như vậy , bạn làm như sau : Nhập các giá trị của list vào trong các cell và sắp xếp như ý muốn, chọn menu Tools, Options, chọn tab Custom List, nhấp chọn nút lệnh Import. Rồi chọn vùng list bạn mới nhập và nhấp OK
Sắp xếp
Khi bạn sắp xếp dữ liệu trong một cột của Excel, đôi khi bạn sẽ thấy Excel sắp xếp không đúng, ví dụ như khi bạn sắp xếp từ cao xuống thấp bạn sẽ thấy con số 95.5 nằm dưới số 95. Ðể khắc phục bạn làm như sau :
1/Chọn cột muốn sắp xếp, bằng cách click trên đầu cột đó.
2/Mở menu Format – Cell.
3/Trong hộp thoại format cell, click chọn tab Number và click trên General category.
4/ Sau đó sắp xếp lại cột đó.
Chuyển dòng thành cột hoặc ngược lại
Bạn đã tạo xong một bảng và lại muốn chuyển dòng thành cột và cột thành dòng. Sau đây là cách thực hiện:
1. Chọn bảng.
2. Chọn Edit.Copy.
3. Chọn ô bạn muốn dán bảng mới vào.
4. Chọn Edit.Paste Special.
5. Trong khung hội thoại Paste Special, chọn Transpose và nhấn OK.
6. Nếu cần, xóa những gì còn lại của bảng cũ.
Note: Dán dữ liệu đã sao chép (copy) hoặc đã cắt (cut), bạn chỉ cần chọn một ô rồi nhấn <Enter>. Cách này dễ hơn dùng menu, nhấn một hình tượng hay nhấn <Ctrl>-V hay <Shift>-<Ins>. Tuy nhiên cách này có nhược điểm là bạn chỉ có thể dán được một lần vì sau khi dán, clipboard sẽ không còn gì. Nếu phải dán nhiều lần, bạn phải dùng lệnh Paste
Xem cú pháp hàm Excel
Nếu như bạn chưa biết hết các hàm trong Excel, hoặc bạn biết nhưng không nhớ hết được cú pháp các hàm trongExcel, bạn chọn menu Insert – Function, hộp thoại Paste Function xuất hiện, từ đây bạn có thể chọn hàm muốn sử dụng cho mục đích của bạn một cách chính xác.
Liên kết dữ liệu Excel và Wordtony.vn-excel
Trong tài liệu mà bạn đang làm việc với Excel cần có một số nội dung mà nội dung đó giống như trong một tài liệu soạn thảo trong Word. Mà bạn muốn là khi thay đổi, chỉnh sửa nội dung thì cả hai nơi tài liệu Word và Excel cùng thay đổi. Bạn làm như sau :
Chọn đoạn văn bản bạn muốn sao chép từ Word và Copy đoạn văn đó.
Khởi động Excel, chọn nơi nào bạn muốn có đoạn text đó chọn Menu Edit + Paste Special. Trong hộp thoại Paste Special xuất hiện, chọn mục Paste Link và chọn Microsoft Word Document Object từ list sau đó click OK.
Sao chép dữ liệu và công thức nhanh chóng
Thông thường khi cần sao chép dữ liệu hay công thức sang một loại các ô không liền kề nhau, bạn thường phải mất công copy và paste sang từng ô một. Nhưng nếu đã biết thủ thuật sau đây bạn hoàn toàn có thể thực hiện công việc này một cách rất nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Trước tiên bạn hãy sao chép dữ liệu từ ô nguồn – ô chứa thông tin cần được sao chép ra, hãy dùng phím tắt Ctrl-C cho nhanh. Sau đó bạn vẫn giữ nguyên phím Ctrl và nhắp chuột trái vào từng ô mà bạn muốn sao chép dữ liệu sang. Lựa chọn xong bạn hãy ấn ổ hợp phím Ctrl-V là dữ liệu sẽ tự động dán vào những nơi cần thiết cho bạn.
Ứng dụng thủ thuật này để copy-paste dữ liệu cho một loạt ô liền kề nhưng không ở gần ỗ dữ liệu nguồn. Trước tiên bạn hãy dùng Ctrl-C để sao chép dữ liệu từ ô nguồn, sau đó vẫn giữ nguyên phím Ctrl và dùng chuột trái lựa chọn một loạt ô mà bạn muốn sao chép dữ liệu sang sau đó thả Ctrl ra và ấn Enter là xong.
Tìm kiếm trong Excel
Chắc bạn đã biết cách dùng nhiều lần khung hội thoại Find trong Word nhưng chưa bao giờ nghĩ đến việc dùng khung hội thoại này trong Excel. Khung hội thoại Find trong Word và Excel có phần khác nhau. Giả sử bạn cần tìm tất cả các hàm SUM xuất hiện trong bảng tính. Chọn Edit.Find (hoặc nhấn <Ctrl>-F). Gõ SUM vào khung hội thoại Find rồi bỏ chọn mục “Find entire cells only”. Nhấn Find Next để tiếp tục.
Lưu ý rằng bạn có thể tìm theo cột, theo dòng. Khi lệnh Find tìm thấy chuỗi ký tự cần tìm, nó chọn ô chứa chuỗi ký tự đó.
Nếu cần tìm một chuỗi cụ thể ví dụ như =SUM(A1:A5), bạn có thể dùng khung hội thoại Find để tìm theo công thức hoặc giá trị bằng cách chọn Formulas hay Values trong khung Look in.
Tạo hyperlink đến một tập tin mới
Bấm chuột phải vào cell hoặc hình ảnh mà bạn muốn nó là một hyperlink rồi chọn mục hyperlink trong menu phụ xuất hiện. Dưới mục Link to… phía bên trái của hộp thoại xuất hiện, bạn bấm nút Create New Document. Nhập tên của tập tin cần tạo mới vào mục Name of new document, có thể nhập luôn cả đường dẫn để lưu tập tin vào mục này, nếu không thì bấm nút Change để chọn đường dẫn thư mục. Bên dưới mục When to Edit bạn chọn mục Edit the new document later nếu muốn nhập nội dung cho tập tin này vào lúc khác và bạn chọn mục Edit the new document now nếu muốn nhập nội dung cho tập tin ngay sau khi bạn nhấn OK để đóng hộp thoại (tập tin mới chính là một tập tin được lưu dưới dạng html do Excel tạo ra).
Trung tâm kế toán Hà Nội
Địa chỉ học kế toán uy tín chất lượng
Công ty dịch vụ kế toán Hà Nội
Chuyên cung cấp các loại dịch vụ kế toán như :
- Dịch vu kế toán thuế
- Dịch vụ báo cáo tài chính
- Dịch vụ kê khai làm báo cáo thuế
- Dịch vụ kế toán thuế trọn gói
- Dịch vụ làm báo cáo tài chính
- Dịch vụ kế toán trọn gói
- Dịch vụ thành lập doanh nghiệp
- Khóa học kế toán dành cho giám đốc
Hotline: Mr Quân 0974 975 029 – 0941 900 994 Hỗ trợ: 24/7
