Những sai sót thường gặp khi sừ dụng hóa đơn 2016
Một số lưu ý quan trọng về hoá đơn đầu vào, hoá đơn đầu ra mà kế toán cần nắm rõ khi thực hiện các nghiệp vụ về hoá đơn chứng từ
1. Đối với hoá đơn đầu vào
– Các quy định về hóa đơn đủ điều kiện khấu trừ
Về quy định hóa đơn mua vào có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên phải chuyển tiền qua ngân hàng thanh toán mới được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT). Cần lưu ý:
+ Hóa đơn mua cùng trong một ngày:
Nếu trong cùng một ngày mua liên tiếp hàng hóa của một đơn vị nhưng chia nhỏ ra làm nhiều hóa đơn giá trị gia tăng giá trị dưới 20 triệu đồng để làm cơ sở thanh toán tiền mặt thì vẫn bị loại thuế giá trị gia tăng. Do vậy cần phải để ý khi nhận hóa đơn của một đơn vị trong một ngày xem số tiền mua bán có vượt quá 20 triệu đồng hay không.
+ Hóa đơn thanh toán làm nhiều lần:
Trường hợp thanh toán nhiều lần hóa đơn đó thì tất cả các lần đều phải chuyển khoản qua ngân hàng, kể cả lần đặt cọc đầu tiên để làm cơ sở cho việc mua bán. Còn trường hợp nếu đã đặt cọc bằng tiền mặt và khấu trừ luôn vào tiền hàng thì yêu cầu nhà cung cấp trả lại tiền đặt cọc đó và chuyển trả lại cho nhà cung cấp qua ngân hàng. Nếu không phần tiền mặt đó sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng trong hóa đơn mua vào.
+ Chuyển tiền qua ngân hàng:
Việc chuyển tiền qua ngân hàng để thanh toán cho hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên có nghĩa là phải chuyển từ tài khoản ngân hàng mang tên công ty mình sang tài khoản ngân hàng mang tên nhà cung cấp, do đó nếu chuyển tiền từ một tài khoản không mang tên mình hoặc chuyển tiền sang một tài khoản không mang tên công ty người bán trên hóa đơn thì đều không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng.
+ Thời điểm thanh toán:
Tại thời điểm kê khai nếu chưa đến thời hạn thanh toán theo hợp đồng và người mua hàng chưa trả tiền thì vẫn được kê khai thuế giá trị gia tăng khấu trừ bình thường, nhưng nếu đến thời hạn quyết toán, thời hạn thanh toán đã hết mà vẫn chưa thanh toán thì phần thuế giá trị gia tăng này bị loại ra và không được khấu trừ.
+ Phương thức thanh toán bù trừ:
Hàng hóa, dịch vụ mua vào theo phương thức bù trừ giữa giá trị hàng hóa (dịch vụ) mua vào với giá trị hàng hóa (dịch vụ) bán ra cũng được coi là thanh toán qua ngân hàng; trường hợp sau khi bù trừ công nợ mà phần giá trị còn lại được thanh toán bằng tiền có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên thì chỉ được khấu trừ thuế đối với trường hợp có chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
– Chú ý khấu trừ đối với tài sản cố định
Nếu tài sản cố định là ô tô chở người từ 9 chỗ trở xuống (trừ ô tô sử dụng cho vào kinh doanh vận chuyển hàng hóa, hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn) có giá trị vượt trên 1,6 tỷ đồng thì số thuế giá trị gia tăng đầu vào tương ứng với phần trị giá vượt trên 1,6 tỷ đồng đó thì sẽ không được khấu trừ, nhưng nếu có ngành nghề là vận tải thì lại được khấu trừ.
– Hóa đơn đã kê khai năm trước năm sau hạch toán
Hóa đơn nếu đã kê khai trên tờ khai của năm nay nhưng lại không đưa vào hạch toán của năm mà lại hạch toán sang năm sau thì giá trị gia tăng của hóa đơn của năm đó sẽ không được khấu trừ.
– Các hóa đơn thuê văn phòng
Một số doanh nghiệp thuê văn phòng là các căn hộ của các cá nhân không phát hành hóa đơn giá trị gia tăng, do vậy phải lên cơ quan thuế mua hóa đơn bán hàng để phát hành hóa đơn cho doanh nghiệp và nộp các loại thuế bao gồm thuế giá trị gia tăng. Đặc biệt loại hóa đơn này không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng, tuy nhiên một số kế toán ở một số đơn vị nhìn thấy trong bảng tính thuế của cơ quan thuế thì có phần thuế giá trị gia tăng nên lập vào bảng kê chứng từ. Loại thuế này sẽ bị loại bỏ khi quyết toán.
– Hóa đơn đối với dự án
Thuế giá trị gia tăng của một số dự án trong doanh nghiệp nếu đến thời điểm quyết toán đã bị hủy bỏ thì sẽ không được khấu trừ số thuế giá trị gia tăng đó. Cho nên, cần phải chuyển các chi phí đó sang các dự án đang hoạt động hoặc đã hoàn thành để tránh bị loại khoản thuế này.
– Các hóa đơn bị mất thì phải làm thế nào?
Hóa đơn GTGT bị mất phải photo lại liên 1 và xin xác nhận sao y bản chính của công ty xuất hóa đơn, gửi thông báo mất hóa đơn GTGT theo mẫu Mẫu số: BC21/AC (Ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính), tiến hành nộp phạt theo quy định- thì mới được coi là hợp lệ và được khấu trừ thuế GTGT.
2. Đối với hoá đơn đầu ra
– Viết nội dung trên hóa đơn
Cần phải chú ý đến câu chữ khi viết hóa đơn nếu không sẽ đang ở một mức thuế suất thấp bị bắt nâng lên một mức thuế rất cao. Ví dụ như ở một doanh nghiệp có ngành nghề kinh doanh vận tải trong thời kỳ được giảm thuế giá trị gia tăng cho hoạt động vận tải từ 10% xuống còn 5%. Nếu hóa đơn ghi là dịch vụ vận tải thì sẽ được hưởng mức thuế suất là 5% nhưng nếu ghi là cho thuê xe thì mức thuế suất sẽ lại là 10%.
– Kiểm tra có bỏ sót hóa đơn không
Phải rà soát lại toàn bộ hóa đơn xuất ra mỗi tháng, để chắc chắn không bỏ sót hóa đơn nào, nếu bỏ sót thì ngay lập tức phải lập hóa đơn bổ sung và kê khai nộp thuế.
– Các sản phẩm sử dụng nội bộ phải xuất hóa đơn
Trong trường hợp doanh nghiệp trả lương cho người lao động bằng sản phẩm hàng hóa thành phẩm của mình, xuất hàng biếu tặng, làm từ thiện…. đều phải xuất hóa đơn và kê khai nộp thuế giá trị gia tăng. Đặc biệt cần thống kê khoản này và xuất hóa đơn bổ sung nếu chưa xuất tránh bị phát hiện lúc quyết toán sẽ bị phạt và cộng lãi phạt.
Sau đây là những sai sót trong việc kê khai và hoàn thiện chứng từ kế toán, thuế… mà nhân viên kế toán thường mắc phải.
1. Khi mua hoá đơn
– Giấy giới thiệu (GGT):
+ Không ghi rõ đến cơ quan thuế để mua hoá đơn (chỉ ghi chung chung đến liên hệ công tác…)
+ Các chỉ tiêu như số giấy giới thiệu, ngày, họ tên và chức vụ người được cử đi, tên chữ ký của người đại diện pháp lý, đóng đấu… không rõ ràng.
– Nhân viên đến mua hoá đơn:
+ Không mang theo CMND (Người được giới thiệu).
+ Khi gần hết giờ hành chính mới đến liên hệ mua hoá đơn.
+ Cử người không hiểu biết về hoá đơn chứng từ (như bảo vệ, tạp vụ, nhân viên trực điện thoại…) đi mua hoá đơn.
+ Không đem theo phiếu theo dõi tình hình cấp phát hóa đơn.
+ Không lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ở ký gần nhất.
+ Chưa chuẩn bị con dấu khắc tên doanh nghiệp; Mã số thuế) để đóng trên liên 2 sử dụng hoá đơn.
2. Khi mua hàng
Không nhận hoá đơn tại nơi xuất hàng mà nhận hoá đơn do người bán đem đến (dễ bị nhận hoá đơn giả).
3. Khi xuất hàng
– Không xuất hoá đơn GTGT đối với hàng hóa xuất khẩu
– Không xuất hoá đơn đối với doanh thu hàng uỷ thác xuất khẩu.
– Không lót giấy than giữa các liên.
– Thiếu chữ ký người mua trên hoá đơn.
– Không ghi thuế suất thuế GTGT.
– Báo cáo sử dụng hoá đơn: Không lập báo cáo sử dụng hoá đơn theo định kỳ (tháng, quý, năm).
4. Các bảng kê hoá đơn bán ra, mua vào
– Ghi không đầy đủ cột mục theo quy định.
– Cột ngày chứng từ ghi không theo đúng định dạng 30/01/2002 (ghi sai là 01/30/2002 hoặc 30-Jan-02, 2002-01-30 v.v…)
– Trong bảng kê hàng hóa dịch vụ (HHDV) bán ra không ghi đúng thứ tự số hoá đơn đã sử dụng, không kê hoá đơn đã hủy vào bảng kê, đồng thời cũng dễ bị kê khai trùng nhiều lần cho cùng một hoá đơn.
– Không lập bảng kê riêng đối với hàng hoá bán ra không chịu thuế GTGT (như hàng đại lý bán đúng giá)
– Trong bảng kê hoá đơn mua vào không lập bảng kê riêng đối với những hàng hoá dịch vụ phục vụ cho sản xuất, hàng không chịu thuế GTGT.
5. Kê khai thuế
– Kê khai thuế GTGT hàng tháng:
+ Thiếu chỉ tiêu 5 (dòng thuế GTGT được khấu trừ)
+ Nhầm lẫn giữa các dòng làm sai lệch nội dung của tờ khai.
+ Nhân viên kế toán làm cho nhiều công ty khác nhau, khi lập tờ khai bằng máy tính quên thay đổi mã số thuế, tên công ty, địa chỉ… của công ty.
+ Gộp doanh thu và thuế đầu ra của nhiều thuế suất ghi chung vào một dòng.
+ Không tính gộp cả doanh thu của HHDV không chịu thuế GTGT vào chỉ tiêu 1.
+ Cần trừ số thuế phát sinh âm kỳ này với nợ thuế GTGT chưa nộp của kỳ trước.
+ Tính vào số thuế GTGT đầu vào đối với hàng hoá nhập khẩu theo thông báo của Hải Quan, trong khi chưa nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu đó.
+ Kê khai khấu trừ 3% đối với hàng hoá không thuộc diện chịu thuế GTGT, hoặc hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt nhưng mua về không phải để bán ra.
+ Không tách riêng bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào có hóa đơn bán hàng được khấu trừ tỷ lệ 3%. Kê khai thuế thu nhập cá nhân hàng tháng đã chặn trừ tại nguồn
+ Hàng tháng đã chặn trừ thuế thu nhập của người lao động nhưng chiếm dụng không kê khai và nộp vào ngân sách kịp thời đúng theo quy định của pháp lệnh thuế thu nhập.
+ Những đơn vị có nộp thuế thu nhập cá nhân của người nước ngoài, không lập riêng tờ khai hoặc đã kê khai lẫn lộn giữa người Việt Nam với người nước ngoài.
– Kê khai thu nhập doanh nghiệp hàng năm:
+ Không chủ động kê khai đúng thời gian theo quy định của Luật thuế, bị cơ quan thuế nhắc nhở, xử phạt hành chính.
+ Đơn vị tính: Nội dung số liệu không tương ứng với đơn vị tính đã ghi bên trên biểu mẫu.
+ Không ghi đầy đủ các khoản chi phí theo đúng mẫu quy định.
– Quyết toán thuế GTGT hàng năm:
+ Dòng thuế phải nộp ghi tổng số thuế đầu ra, và dòng thuế đã nộp ghi tổng thuế GTGT đầu vào.
+ Dòng thuế đã nộp năm quyết toán: Ghi sai là số đã nộp cho năm báo cáo (bao gồm cả thuế đã nộp vào tháng 1 năm sau nộp cho tháng 12 năm trước). Đúng ra là số đã thực nộp trong năm báo cáo (bao gồm những chứng từ nộp từ ngày 1/1 đến 31/12 của năm báo cáo, không phân biệt nộp cho năm báo cáo hay truy nộp cho các năm trước).
– Hồ sơ báo cáo quyết toán thuế:
+ Không thiết lập đầy đủ hồ sơ về tài sản cố định, mua sắm tài sản cố định không có hoá đơn hợp lệ.
+ Thiếu bảng đăng ký tiền lương; hạch toán chi phí tiền lương nhưng thiếu hợp đồng lao động; bảng lương không có người ký nhận.
+ Thiếu bảng kê hồ sơ quyết toán thuế (liệt kê danh sách hồ sơ đính kèm theo nhằm tránh thất lạc).
+ Doanh nghiệp được thụ hưởng chế độ miễn giảm do ưu đãi đầu tư nhưng quên hoặc không biết cách hạch toán và báo cáo quyết toán với cơ quan thuế; hoặc chờ cơ quan thuế đến kiểm tra để xác định số thuế được miễn giảm.
6. Nộp thuế
– Ghi nhầm tên người nộp là tên cá nhân đi nộp tiền (Phải ghi tên pháp nhân doanh nghiệp).
– Không nắm rõ các quy định về thời hạn nộp thuế của từng sắc thuế để chủ động nộp trước ngày hết hạn, bị cơ quan thuế nhắc nộp và bị phạt nộp chậm.
– Giấy nộp tiền vào ngân sách Nhà nước: Không ghi rõ tài khoản của cơ quan thuế trên giấy nộp tiền, thiếu quan tâm ý nghĩa của những mã hiệu mục lục ngân sách Nhà nước có liên quan (cấp, chương, loại, khoản, mục, tiểu mục) để ghi cho đúng.
– Khi phát sinh khoản phải nộp (không thuộc các loại thuế thông thường) đã không lập tờ khai nộp cho cơ quan thuế.
7. Hạch toán kế toán
– Ngay sau khi lập đề nghị hoàn thuế GTGT, doanh nghiệp đã không hạch toán làm giảm số dư nợ, không hạch toán đồng thời vào tài khoản phải thu phải trã, mà vẫn để số thuế này được tiếp tục khấu trừ cho kỳ sau.
– Ngay sau khi nhận được quyết định xử lý, xử phạt… của cơ quan thuế, doanh nghiệp không thực hiện hạch toán ngay vào sổ sách kế toán hiện hành, làm số dư các tài khoản thanh toán với ngân sách khác biệt với số liệu của cơ quan thuế.
– Sổ sách kế toán áp dụng máy vi tính: Định kỳ hàng tháng không in ra toàn bộ sổ sách phát sinh; sổ đã in ra không có số trang, không có giám đốc và kế toán trưởng ký; không tự đóng dấu giáp lai.
Đăng ký thuế: Thay đổi kế toán trưởng, địa chỉ kinh doanh, tài khoản và ngân hàng , điện thoại, fax, e-mail…. không đăng ký với cơ quan thuế.
8. Hoàn thuế GTGT
Hồ sơ chứng minh hàng xuất khẩu:
– Không thuyết minh sự sai biệt giữa hoá đơn và tờ khai Hải quan; giữa hoá đơn và chứng từ thanh toán.
– Thiếu chứng từ thanh toán hợp pháp đối với hàng xuất khẩu.
– Không có xác nhận của Hải quan tại ô 47 của tờ khai Hải quan.
+ Văn thư đề nghị hoàn thuế (mẫu 10/GTGT) không xác định mình thuộc đối tượng cụ thể nào được hoàn thuế (xuất khẩu hay âm luỹ kế 3 tháng v.v…).
+ Bảng kê khai tổng hợp số thuế phát sinh đề nghị hoàn không khớp với số thuế GTGT đã kê khai hàng tháng (phải điều chỉnh lại số liệu đã kê khai nhầm trước khi lập hồ sơ hoàn thuế).
+ Phó giám đốc hoặc người được uỷ quyền ký tên vào văn thư đề nghị hoàn thuế GTGT không được xem là hợp lệ.
+Tài khoản đề nghị chuyển số tiền thuế GTGT được hoàn không đúng với số hiệu tài khoản và tên ngân hàng đã đăng ký thuế.
