Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân gồm những gì theo quy định?
Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân gồm những gì theo quy định của cơ quan thuế? Các bạn hãy cùng kế toán hà nội tìm hiểu thêm trong bài viết dưới đây nhé.
- Khái niệm chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là một loại giấy tờ quan trọng do tổ chức hoặc cá nhân thực hiện chi trả thu nhập cho người lao động hoặc các cá nhân có phát sinh thu nhập cấp phát. Loại giấy tờ này có chức năng xác nhận và ghi nhận việc tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập đã thực hiện khấu trừ thuế TNCN từ số tiền thu nhập mà người lao động hoặc các cá nhân nhận được. Việc cấp chứng từ khấu trừ thuế này không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là cơ sở để người lao động, cá nhân có thể sử dụng khi thực hiện các thủ tục liên quan đến thuế, bao gồm cả việc quyết toán thuế với cơ quan thuế hoặc làm hồ sơ miễn giảm thuế. Chứng từ này có giá trị trong việc đảm bảo tính minh bạch, chính xác của quá trình khấu trừ thuế và giúp cho các cá nhân có thể dễ dàng theo dõi, kiểm tra các khoản thuế đã bị khấu trừ từ thu nhập của mình trong từng kỳ tính thuế cụ thể. Đồng thời, chứng từ khấu trừ thuế TNCN còn có thể được sử dụng như một phần tài liệu khi cần cung cấp thông tin về thu nhập và các khoản thuế liên quan cho các cơ quan chức năng hoặc trong các thủ tục hành chính khác.
- Nội dung bắt buộc của chứng từ khấu trừ thuế TNCN
– Quy định về việc lập chứng từ khấu trừ thuế:
+ Khoản 2 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định rằng khi tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức này phải lập chứng từ khấu trừ thuế và giao cho người có thu nhập bị khấu trừ. Chứng từ này phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định của pháp luật.
+ Chứng từ khấu trừ thuế điện tử: Trong trường hợp tổ chức sử dụng biên lai điện tử thay cho biên lai giấy, chứng từ phải tuân theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế, nhằm đảm bảo tính hợp lệ và chính xác.
– Trường hợp không cấp chứng từ khấu trừ thuế:
+ Ủy quyền quyết toán thuế: Đối với các cá nhân ủy quyền cho tổ chức quyết toán thuế, tổ chức không cần cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN riêng lẻ cho từng lần khấu trừ. Điều này giảm thiểu thủ tục và giấy tờ không cần thiết cho cá nhân và tổ chức.
– Quy định về việc cấp chứng từ khấu trừ thuế tùy theo loại hợp đồng lao động:
+ Cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới 03 tháng: Tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập có quyền lựa chọn cấp chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc tổng hợp và cấp một chứng từ duy nhất cho nhiều lần khấu trừ trong cùng một kỳ tính thuế. Điều này tạo điều kiện linh hoạt trong việc lập và cấp chứng từ.
+ Cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên: Trong trường hợp này, tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập phải cấp cho người lao động một chứng từ khấu trừ thuế cho cả kỳ tính thuế. Điều này nhằm tạo sự thống nhất và dễ dàng cho người lao động trong việc quản lý thuế của mình.
– Nội dung chi tiết của chứng từ khấu trừ thuế TNCN:
Căn cứ Khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải chứa đầy đủ các thông tin sau:
+ Tên chứng từ, ký hiệu, số thứ tự: Đây là các thông tin nhận diện chứng từ, giúp phân biệt chứng từ với các tài liệu khác và đảm bảo tính duy nhất của chứng từ trong hệ thống.
+ Thông tin về người nộp: Bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức hoặc cá nhân nộp thuế. Điều này đảm bảo xác định chính xác người chịu trách nhiệm nộp thuế.
+ Thông tin về thu nhập và thuế: Các khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ, và số thu nhập còn lại sau khi khấu trừ. Các thông tin này giúp người nhận thu nhập hiểu rõ số thuế đã nộp và số tiền còn lại sau khi trừ thuế.
+ Thông tin về quốc tịch (nếu có): Đối với người nước ngoài, cần ghi rõ quốc tịch để phân biệt và áp dụng các chính sách thuế phù hợp.
+ Ngày lập chứng từ: Đảm bảo tính thời gian của chứng từ, giúp theo dõi thời gian cụ thể khi thuế được khấu trừ.
+ Chữ ký: Người trả thu nhập phải ký tên để xác nhận tính xác thực và hợp lệ của chứng từ.
– Chứng từ khấu trừ thuế điện tử:
+ Chữ ký số: Khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử, chữ ký trên chứng từ sẽ là chữ ký số, đảm bảo tính pháp lý và xác thực trong môi trường điện tử.
- Hình thức của chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Về hình thức, hiện nay chứng từ khấu trừ thuế TNCN có 2 hình thức chính:
Chứng từ giấy:
– Mẫu 03/TNCN: Đây là mẫu chứng từ được quy định trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Chứng từ này có thể được in sẵn hoặc tự in, thường được trình bày dưới dạng một biên lai.
– Nội dung: Chứng từ giấy phải đầy đủ các thông tin bắt buộc theo quy định, bao gồm:
+ Họ tên, mã số thuế của người nộp thuế
+ Kỳ tính thuế
+ Số tiền thu nhập chịu thuế
+ Mức thuế suất áp dụng
+ Số thuế đã khấu trừ
+ Họ tên, chữ ký của người lập chứng từ và người có thu nhập
Chứng từ điện tử:
– Kể từ ngày 01/07/2022: Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định bắt buộc sử dụng chứng từ điện tử trong khấu trừ thuế TNCN.
– Ưu điểm: Chứng từ điện tử giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, tăng tính chính xác và bảo mật.
– Hình thức: Chứng từ điện tử có thể được gửi qua email, cổng thông tin điện tử hoặc các phần mềm quản lý nhân sự.
- Quy định về thời hạn lưu trữ chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Căn cứ Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được lập tại thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của cá nhân.
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế. Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN chính là khi cá nhân có yêu cầu gửi đến tổ chức, cá nhân trả thu nhập cho mình.
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN cấp cho cá nhân có thể là bản giấy hoặc bản điện tử với đầy đủ các nội dung mà pháp luật quy định.
Đối với số lượng chứng từ khấu trừ thuế TNCN cấp cho cá nhân, khoản 2 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:
– Cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng: Được yêu cầu cấp chứng từ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp 01 chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
– Cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: Chỉ cấp 01 chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế cho cá nhân.
- Ý nghĩa của chứng từ khấu trừ thuế TNCN đối với người lao động
– Xác nhận việc đã nộp thuế:
+ Minh bạch: Chứng từ là bằng chứng rõ ràng về việc bạn đã thực hiện nghĩa vụ thuế của mình.
+ Tránh tranh chấp: Trong trường hợp có bất kỳ tranh chấp liên quan đến thuế, chứng từ sẽ là căn cứ để bảo vệ quyền lợi của bạn.
– Cơ sở để yêu cầu hoàn thuế:
+ Nếu nộp thừa: Nếu trong quá trình tính toán và khấu trừ thuế, bạn đã nộp thừa số tiền thuế, chứng từ sẽ là cơ sở để bạn yêu cầu cơ quan thuế hoàn trả số tiền chênh lệch.
– Dùng để kê khai thuế:
+ Quyết toán thuế: Cuối năm, khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân, chứng từ khấu trừ sẽ là một trong những tài liệu cần thiết để bạn tổng hợp và kê khai thuế chính xác.
– Bảo đảm quyền lợi khi vay vốn:
+ Tin cậy: Nhiều ngân hàng và tổ chức tài chính yêu cầu khách hàng cung cấp chứng từ khấu trừ thuế để đánh giá khả năng tài chính và mức độ tuân thủ pháp luật khi xét duyệt hồ sơ vay vốn.
– Các mục đích khác:
+ Thủ tục hành chính: Trong một số trường hợp, chứng từ khấu trừ thuế có thể được yêu cầu để thực hiện các thủ tục hành chính khác.
Trên đây là bài viết Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân gồm những gì theo quy định? mà Kế toán hà nội tổng hợp được hi vọng giúp ích được bạn trong công việc.
Nếu có bất kỳ thắc mắc liên quan cần giải đáp bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ. Tổng đài hỗ trợ tư vấn miễn phí: 1900 6246
Kế toán hà nội chúc bạn làm tốt công việc
Kết nối với chúng tôi: https://www.facebook.com/ketoanhn.org/
Nếu bạn muốn học thực tế trải nghiệm va vất cùng kế toán trưởng giàu kinh nghiệm cần trên tay bộ chứng từ bao gồm: hóa đơn đỏ, phiếu thu chi, nhập xuất…của doanh nghiệp đang hoạt động có thể lựa chọn một lớp học kế toán thực hành của Trung tâm kế toán Hà Nội là đơn vị được thành lập từ năm 2005 đi đầu trong lĩnh vực đào tạo kế toán thực hành trên chứng từ hóa đơn đỏ hiện có 39 cơ sở học trên toàn quốc, 6 cơ sở học tại Hà Nội. Hàng tháng trung tâm vẫn đào tạo cho hơn 1000 học viên trên toàn quốc.
Chi tiết liên hệ Hotline: 0974 975 029 (Mr Quân)
