Có được công chứng, chứng thực hóa đơn VAT hay không?
Có được công chứng, chứng thực hóa đơn VAT hay không? Các bạn hãy cùng Kế toán hà nội tìm hiểu thêm trong bài viết dưới đây nhé.
Có được công chứng, chứng thực hóa đơn VAT hay không?
- Hóa đơn VAT có công chứng, chứng thực hay không?
Theo quy định tại khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chứng thực bản sao từ bản chính là quá trình mà cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định của Nghị định này sử dụng bản chính để xác nhận tính chính xác và độ đúng đắn của bản sao. Điều này đồng nghĩa với việc cơ quan, tổ chức sẽ căn cứ vào bản chính để kiểm tra và xác nhận rằng bản sao đó là đúng và chính xác với bản chính.
Khoản 5 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP định nghĩa bản chính là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Điều này có nghĩa là bản chính là bản gốc hoặc bản sao có giá trị tương đương với bản gốc, được cấp và xác nhận tính chính xác bởi cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Đồng thời, theo Điều 18 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, các loại giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính bao gồm bản chính của giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; cũng như bản chính của giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Điều này nhấn mạnh việc chỉ bản chính mới có thể làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính.
Theo quy định tại Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, có những trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản không được sử dụng làm cơ sở để chứng thực bản sao, bao gồm:
– Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ: Bản chính không được chỉnh sửa hay biến đổi nội dung một cách không hợp pháp.
– Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung: Bản chính cần phải ở trạng thái tốt, không bị hỏng hoặc cũ nát để đảm bảo độ chính xác.
– Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp: Bản chính cần phải giữ nguyên dấu mật (nếu có) và không được chỉnh sửa hoặc sao chụp khi cấm.
– Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân: Bản chính không được chứa thông tin vi phạm pháp luật và đạo đức xã hội.
– Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự: Nếu bản chính không tuân theo quy định về hợp pháp hóa lãnh sự, nó sẽ không được sử dụng để chứng thực bản sao.
– Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền: Đối với giấy tờ do cá nhân tự lập, cần phải có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền để được sử dụng làm cơ sở chứng thực.
Căn cứ vào những quy định trên, đối tượng của việc chứng thực bản sao từ bản chính là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại. Nếu là giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập thì phải có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Do đó, hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng không thỏa mãn các điều kiện trên nên sẽ không được chứng thực làm bản sao từ bản chính.
- Giá trị sử dụng thay cho bản chính của bản sao được chứng thực từ bản chính
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, giá trị pháp lý của bản sao được chứng thực từ bản chính là như sau:
– Giảm thiểu sử dụng bản chính: Bản sao được chứng thực từ bản chính có khả năng giảm thiểu sự sử dụng bản chính trong các giao dịch. Người sử dụng có thể thay thế bản chính bằng bản sao chứng thực khi thực hiện các giao dịch cần chứng thực.
- Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong quá trình chứng thực các giao dịch. Điều này giúp bảo vệ bản chính, giảm nguy cơ mất mát hoặc hỏng hóc do sử dụng thường xuyên.
- Bản sao này được sử dụng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch. Trong quá trình này, nó có thể thay thế bản chính để xác minh tính hợp lệ của các văn bản và thông tin.
- Tuy nhiên, cần lưu ý rằng giá trị pháp lý của bản sao được chứng thực từ bản chính chỉ áp dụng khi không có quy định khác của pháp luật. Trong những trường hợp có quy định riêng biệt, người sử dụng cần tuân theo các quy định đó.
Bản sao được chứng thực từ bản chính, theo quy định của Nghị định 23/2015/NĐ-CP, đặc biệt hữu ích trong việc giảm thiểu sử dụng bản chính và đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, tạo thuận lợi và bảo vệ tính hợp lệ của thông tin. Tuy nhiên, việc này chỉ áp dụng khi không có quy định khác của pháp luật. Như vậy, theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị pháp lý cao, được chấp nhận trong các giao dịch thay thế cho bản chính, đồng thời giúp giảm rủi ro mất mát hoặc hỏng hóc bản chính. Tuy nhiên, sự thay thế này chỉ có hiệu lực khi không có quy định khác của pháp luật. Do đó, việc sử dụng bản sao chứng thực là một lựa chọn hợp lý và thuận tiện trong các quy trình chứng thực và giao dịch.
- Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính
Theo quy định tại Điều 20 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định chi tiết về thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính như sau:
– Xuất trình bản chính và bản sao:
+ Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao cần chứng thực.
+ Trong trường hợp bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận, phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao. Ngoại trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.
– Chụp bản chính để chứng thực bản sao: Trường hợp người yêu cầu chỉ xuất trình bản chính, cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực. Ngoại trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp.
– Chứng thực nội dung:
+ Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao.
+ Nếu nội dung bản sao đúng với bản chính và bản chính không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 22 của Nghị định, thực hiện chứng thực như sau:
- Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định.
- Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
- Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối. Nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
- Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.
Như vậy, quy trình chứng thực bản sao từ bản chính được xác định cụ thể và đảm bảo tính chính xác và pháp lý của tài liệu. Theo đó, quy trình chứng thực bản sao được thực hiện qua các bước cụ thể, bao gồm việc xuất trình bản chính và bản sao, chụp bản chính khi cần thiết, và thực hiện chứng thực nội dung. Quy trình này đảm bảo tính chính xác và pháp lý của tài liệu, kèm theo việc ghi lời chứng và đóng dấu từ cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực. Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính hoặc nhiều bản sao từ một bản chính được ghi một số chứng thực. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch và quản lý hiệu quả trong quá trình sử dụng các tài liệu chứng thực.
Trên đây là bài viết Có được công chứng, chứng thực hóa đơn VAT hay không? mà Kế toán Hà Nội tổng hợp được hi vọng giúp ích được bạn trong công việc.
Nếu có bất kỳ thắc mắc liên quan cần giải đáp bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ. Tổng đài hỗ trợ tư vấn miễn phí: 1900 6246
Kế toán Hà Nội chúc bạn làm tốt công việc
Kết nối với chúng tôi: https://www.facebook.com/ketoanhn.org/
Nếu bạn muốn học thực tế trải nghiệm va vất cùng kế toán trưởng giàu kinh nghiệm cần trên tay bộ chứng từ bao gồm: hóa đơn đỏ, phiếu thu chi, nhập xuất…của doanh nghiệp đang hoạt động có thể lựa chọn một lớp học kế toán thực hành của Trung tâm kế toán Hà Nội là đơn vị được thành lập từ năm 2005 đi đầu trong lĩnh vực đào tạo kế toán thực hành trên chứng từ hóa đơn đỏ hiện có 39 cơ sở học trên toàn quốc, 6 cơ sở học tại Hà Nội. Hàng tháng trung tâm vẫn đào tạo cho hơn 1000 học viên trên toàn quốc.
Chi tiết liên hệ Hotline: 0974 975 029 (Mr Quân)
