Công việc kế toán công nợ cần làm trong doanh nghiệp là gì?
Công việc kế toán công nợ cần làm trong doanh nghiệp? Hạch toán kế toán công nợ ra sao? Bài viết dưới đây được tổng hợp từ nhiều nguồn các bạn cùng tham khảo nhé.
Khái niệm về kế toán công nợ:
Kế toán công nợ là một bộ phận nhỏ của kế toán tổng hợp? Phù hợp với những doanh nghiệp lớn. Kế toán công nợ là một phần hành kế toán khá quan trọng trong toàn bộ công tác kế toán của một doanh nghiệp, liên quan đến các khoản nợ phải thu và các khoản nợ phải trả.
Công việc nhiệm vụ của kế toán công nợ trong doanh nghiệp:
1. Nhận hợp đồng kinh tế của các bộ phận:
– Kiểm tra nội dung, các điều khoản trong hợp đồng có liên quan đến điều khoản thanh toán.
– Thêm mã khách hàng, mã nhà cung cấp mới vào Solomon đối với các khách hàng mới
– Sửa mã trên đối với khách hàng, nhà cung cấp có sự chuyển nhượng hoặc thay đổi
– Vào mã hợp đồng trong Phần mềm quản lý Tài chính Kế toán để theo dõi theo từng hợp đồng của từng khách hàng
2. Nhận đề nghị xác nhận công nợ với khách hàng, nhà cung cấp
3. Xác nhận (Release) hoá đơn bán hàng, chứng từ thanh toán
4. Kiểm tra công nợ:
– Khách hàng mua hàng theo từng đề nghị và dựa trên hợp đồng nguyên tắc bán hàng đã ký, kiểm tra giá trị hàng mà khách hàng muốn mua, hạn mức tín dụng và thời hạn thanh toán mà công ty chấp nhận cho từng khách hàng.
– Khách hàng mua hàng theo hợp đồng kinh tế đã ký, kiểm tra về số lượng hàng, chủng loại hàng hoá, phụ kiện đi kèm, giá bán, thời hạn thanh toán.
– Kiểm tra chi tiết công nợ của từng khách hàng theo từng chứng từ phát sinh công nợ, hạn thanh toán, số tiền đã quá hạn, báo cho bộ phận bán hàng, cán bộ thu nợ và cán bộ quản lý cấp trên
– Kiểm tra chi tiết công nợ của từng nhà cung cấp, từng bộ phận theo từng chứng từ phát sinh công nợ phải trả, hạn thanh toán, số tiền nợ quá hạn, số tiền PP và báo cho các bộ phận mua hàng và cán bộ quản lý cấp trên
5. Liên lạc thường xuyên với các bộ phận/ Cán bộ quản trị hợp đồng về tình hình thực hiện hợp đồng.
6. Theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng, khi khách hàng trả tiền tách các khoản nợ theo hợp đồng, theo hoá đơn bán hàng.
7. Theo dõi tình hình thực hiện các hợp đồng mua hàng hoá, dịch vụ trong và ngoài nước của các bộ phận.
8. Đôn đốc và trực tiếp tham gia thu hồi nợ với các khoản công nợ khó đòi, nợ lâu, và các khoản công nợ trả trước cho nhà cung cấp đã quá thời hạn nhập hàng hoặc nhận dịch vụ
9. Lập bút toán kết chuyển công nợ hàng hoá, dịch vụ với các Chi nhánh/công ty
10. Định kỳ làm xác nhận công nợ với các chi nhánh/công ty
11. Lập bút toán điều chỉnh tỷ giá và các điều chỉnh liên quan của các bộ phận, khách hàng, nhà cung cấp
12. Kiểm tra báo cáo công nợ trên soft.
13. Lập báo cáo công nợ và công nợ đặc biệt
14. Lập thông báo thanh toán công nợ
15. Lập báo cáo tình hình thực hiện các hợp đồng, thông tin chung về công nợ.
16. Kiểm tra số liệu công nợ để lập biên bản xác nhận công nợ với từng khách hàng, từng nhà cung cấp.
17. Công nợ tạm ứng của cán bộ công ty/CN:
– Hàng ngày, theo dõi hạn thanh toán tạm ứng và nhắc thanh toán khi đến hạn chi tiết theo từng đối tượng, bộ phận
– Hàng tuần, thông báo danh sách tạm ứng chung và danh sách tạm ứng từng lần quá hạn đến từng đối tượng, bộ phận.
– Cuối năm, xác nhận nợ các khoản tạm ứng với từng cán bộ, bộ phận.
18. Công nợ ủy thác:
– Quản lý các HĐUT theo từng khách hàng: kiểm tra nội dung, vào sổ theo dõi các HĐUT khi nhận được hợp đồng.
– Khi hàng về, trên cơ sở HĐUT, tờ khai hải quan để kiểm tra, đối chiếu, tra mã hàng, vào soft, in phiếu nhập kho, hóa đơn trả hàng ủy thác. Định khoản hoá đơn, vào soft các nghiệp vụ phát sinh (phần nghiệp vụ khác).
– Kiểm tra các số liệu đã vào soft, in bảng kê chứng từ chuyển cho kế toán trưởng kiểm soát
– Nhận lại chứng từ đã kiểm soát để lưu trữ.
– Theo dõi việc thực hiện HĐUT và nhắc thanh toán khi đến hạn.
– Điều chỉnh chênh lệch tỷ giá theo từng hợp đồng khi thực hiện xong.
– Kiểm tra, đối chiếu và xác nhận công nợ các khoản công nợ ủy thác theo từng HĐUT, từng khách hàng, từng bộ phận.
19. Công nợ khác:
– Phần hàng hóa: theo dõi và nhắc làm các thủ tục xuất trả vay, trả bảo hành khi có hàng.
– Phần phải thu, phải trả khác: theo dõi và nhắc thanh toán khi có phát sinh.
– Kiểm tra, đối chiếu và xác nhận nợ các khoản công nợ phải thu, phải trả theo từng khách hàng, từng bộ phận.
20. Các khoản vay cá nhân và cán bộ trong công ty:
– Quản lý các hợp đồng, biên bản thanh toán hợp đồng vay cá nhân và cán bộ.
– Theo dõi các hợp đồng và nhắc thanh toán khi đến hạn.
– Làm thanh lý hợp đồng cũ và hợp đồng mới khi có phát sinh.
– Điều chỉnh các bút toán chênh lệch tỷ giá phát sinh.
– Tính lãi phải trả cho từng đối tượng và từng hợp đồng.
Hướng dẫn hạch toán kế toán công nợ trong doanh nghiệp
1. Với công nợ phải thu của khách hàng
Phải thu của khách hàng thể hiện là công ty bạn đã xuất hàng hoá, thành phẩm cho khách hàng, hay xuất hoàn thành công trình cho chủ đầu tư, đã viết hoá đơn bán hàng, đã kê khai thuế nhưng khách hàng chưa thanh toán hoặc thanh toán một phần.
Các hồ sơ căn cứ đề theo dõi công nợ
1.1. Căn cứ hoá đơn bán hàng
Nợ TK 131:
Có TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá
Có TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm
Có TK 5113: Doanh thu dịch vụ
Có TK 3331: Thuế gtgt bán ra
1.2. Căn cứ vào phiếu thu tiền.
Trên phiếu thu phải thể hiện đầy đủ các nội dung. Người nộp tiền, địa chỉ, lý do thu tiền, phiếu thu này có đầy đủ chữ ký, dấu của bên khách hàng để kế toán hạch toán – Kế toán công nợ cần kiểm tra kỹ thông tin trên phiếu chi để chuyển cho phòng kế toán hạch toán.
Nợ TK 111: Tiền mặt tăng lên
Có TK 131: Công nợ phải thu của khách hàng – cần phải chi tiết công nợ cho khách hàng nào.
1.3. Căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng
Để biết khách hàng nào thanh toán vào tài khoản ngân hàng. Chứng từ này có đầy đủ chữ ký của ngân hàng nơi công ty giao dịch.
Nợ TK 112
Có TK 131.
– Theo dõi các khoản phải thu nội bộ thông qua TK 136 ( với hình thức công ty mẹ – con)
– Theo dõi các khoản phải thu khác thông qua TK 1388 ( với các nghiệp vụ cho cá nhân vay tiền), kế toán cần lập hợp đồng cho vay, phiếu chi, uỷ nhiệm chi đi kèm rồi chuyển cho phòng kế toán
Nợ TK 1388
Có TK 111,112.
Ví dụ: Với bảng tổng hợp công nợ phải thu bên trên, tài khoản 131 là tài khoản lưỡng tính, do đó có số dư cả bên nợ và bên có.
Số dư bên nợ: Thể hiện số tiền còn phải thu của các khách hàng tại thời điểm cuối kỳ, căn cứ vào bảng theo dõi này, kế toán cần có kế hoạch thu hồi nợ trong kỳ sau.
Số dư bên có: Thể hiện số tiền khách hàng ứng trước, chúng ta cần theo dõi khoản công nợ này để xuất hóa đơn cho khách hàng.
2. Với công nợ phải trả cho nhà cung cấp
Công nợ phải trả là việc theo dõi đối chiếu giữa việc mua hàng, đã nhận hàng và hoá đơn của nhà cung cấp nhưng chưa thanh toán hoặc thanh toán một phần .
Các chứng từ làm căn cứ
2.1. Căn cứ hoá đơn mua hàng đầu vào
Căn cứ liên 2 kế toán công nợ xác định khoản phải trả nhà cung cấp là số tiền bao gồm cả thuế giá trị gia tăng thể hiện bên có TK 331 bằng nghiệp vụ phát sinh
Nợ TK 152, 156
Nợ TK 1331
Có TK 331
– Khi công ty bạn trả tiền cho nhà cung cấp bằng tiền mặt, kế toán công nợ lập phiếu chi chuyển cho thủ quỹ. Trên phiếu chi có đầy đủ chữ ký của người lập, thủ quỹ, và người nhận tiền. Sau đó chuyển cho kế toán hạch toán:
Nợ TK 331: Chi tiết cho nhà cung cấp.
Có TK 1111
Nếu chuyển trả nhà cung cấp bằng chuyển khoản thì kế toán công nợ cầm uỷ nhiệm chi có đầy đủ thông tin nhà cung cấp và dấu, chữ ký của xếp bạn. Sau khi uỷ nhiệm chi xong kế toán công nợ mang chứng từ này cho kế toán hạch toán và kẹp vào sổ phụ ngân hàng hàng năm
Nợ TK 331: Chi tiết nhà cung cấp
Có TK 1121
– Hàng tháng, quý, năm in báo cáo tồn quỹ tiền mặt chuyển cho thủ quỹ để đối chiếu lại
Ví dụ: Với bảng tổng hợp công nợ phải trả bên trên, tài khoản 331 là tài khoản lưỡng tính, do đó có số dư cả bên nợ và bên có.
Số dư bên có: Thể hiện số tiền còn phải trả cho các nhà cung cấp tại thời điểm cuối kỳ, căn cứ vào bảng theo dõi này, kế toán cần có kế hoạch trả nợ trong kỳ sau.
Số dư bên nợ: Thể hiện số tiền mà công ty mình ứng trước cho các nhà cung cấp, chúng ta theo dõi để lấy hàng hóa và hóa đơn về.
