Quy định, quy trình kế toán tiền mặt cần làm trong doanh nghiệp
Kế toán tiền mặt cần thực hiện những quy định gì trong doanh nghiệp? Quy trình kế toán tiền mặt trong doanh nghiệp ra sao? Bài viết dưới đây Diachihocketoan.org xin tổng hợp và chia sẻ các bạn cùng tham khảo nhé.
Quy định, quy trình kế toán tiền mặt cần làm trong doanh nghiệp.
>>Xem thêm: Công việc kế toán tiền mặt cần làm trong doanh nghiệp
Quy định thu chi tiền mặt tại Công ty
– Kế toán tiền mặt phải có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của tất cả các chứng từ thanh toán.
– Tất cả những hồ sơ thanh toán đều phải đầy đủ thủ tục chứng từ quy định trước khi chuyển sang phòng kế toán kiểm tra. Những hồ sơ không đạt yêu cầu sẽ không được xét duyệt và được trả lại cho cá nhân/phòng ban đề nghị thanh toán để bổ sung, chỉnh sửa.
– Đối với các khoản yêu cầu thanh toán có giá trị nhỏ hơn 100.000đ, phải có biên nhận chính thức hoặc hóa đơn bán lẻ.
– Đối với các khoản yêu cầu có giá trị từ 100.000đ trở lên phải có hóa đơn tài chính (Hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng hoặc hoá đon đặc thù). Trường hợp không có hóa đơn, người yêu cầu phải làm tờ trình. Tờ trình chỉ có giá trị thanh toán khi có chữ ký xác nhận của trưởng phòng ban và chữ ký xét duyệt của ban tổng giám đốc và giám đốc đơn vị.
– Phòng kế toán không được xác nhận chi trong những trường hợp chứng từ thanh toán không đầy đủ và không hợp lệ.
– Những khoản chi từ 20 triệu trở lên bắt buộc phải được thực hiện qua ngân hàng.
– Kế toán tiền mặt phải chịu trách nhiệm mở sổ kế toán tiền mặt để ghi chép hàng ngày, liên tục và đầy đủ mọi khoản thu chi tiền mặt theo trình tự phát sinh và tính ra số tồn quỹ ở mọi thời điểm.
– Kế toán tiền mặt phải thường xuyên đối chiếu số liệu giữa sổ quỹ và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có phát sinh chênh lệch phải lập biên bản và báo trực tiếp với kế toán trưởng phụ trách đơn vị
Quy định về tạm ứng tại Công ty
– Đầu tiên là tất cả nhân viên phải đọc quy trình tạm ứng và hoàn ứng của Công ty để biết mà thực hiện cho đúng
– Tất cả các khoản tạm ứng và thanh toán tạm ứng đều phải có chữ ký duyệt của Tổng giám đốc, giám đốc đơn vị đồng thời phải đáp ứng yêu cầu về thanh toán đối với khoản tạm ứng đó.
– Không được tạm ứng cho cán bộ công nhân viên chưa thanh toán tạm ứng lần trước (trừ trường hợp tạm ứng cho hai sự việc khác nhau liên tục hoặc tạm ứng cho công việc lần trước nhưng chưa hoàn thành), nhân viên đang trong thời gian thử việc, xin thôi việc hoặc nhân viên đang trong tình trạng xem xét kỷ luật. Kế toán phải phối hợp với bộ phận hành chính, nhân sự để nắm bắt các thông tin liên quan đến cá nhân đề nghị tạm ứng.
– Trường hợp nhân viên đã thôi việc mà chưa làm thủ tục thanh toán tạm ứng thì cấn trừ số tiền đã tạm ứng vào tiền lương hoặc trợ cấp thôi việc của nhân viên đó.
– Nhân viên nhận tạm ứng không được thực hiện việc chuyển giao tạm ứng cho nhân viên khác.
– Kế toán phải mở sổ theo dõi chi tiết theo từng nhân viên tạm ứng và theo từng lần tạm ứng.
– Thời hạn để hoàn tất thủ tục thanh toán tạm ứng là 7 ngày làm việc sau khi hoàn tất công việc.
– Thời hạn để giải quyết tạm ứng và thanh toán tam ứng cho nhân viên khi có đầy đủ bộ hồ sơ tạm ứng là 2 ngày làm việc.
Quy trình kế toán tiền mặt, kế toán ngân hàng
1. Bộ phận tiếp nhận đề nghị thu – chi (có thể là kế toán tiền mặt hoặc kế toán ngân hàng).
Chứng từ kèm theo yêu cầu chi tiền (PC, UNC) có thể là: Giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, thông báo nộp tiền, hoá đơn, hợp đồng, …
Chứng từ kèm theo yêu cầu thu tiền (PT, UNT) có thể là: Giấy thanh toán tiền tạm ứng, hoá đơn, hợp đồng, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản góp vốn, …
2. Kế toán tiền mặt (kế toán ngân hàng) đối chiếu các chứng từ và đề nghị thu – chi:
Đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ (đầy đủ phê duyệt của phụ trách bộ phận liên quan và tuân thủ các quy định, quy chế tài chính của Công ty). Sau đó chuyển cho kế toán trưởng xem xét.
3. Kế toán trưởng kiểm tra lại, ký vào đề nghị thanh toán và các chứng từ liên quan.
4. Kế toán trưởng chuyển lại chứng từ đã duyệt cho bộ phận kế toán thanh toán
5. Kế toán thanh toán trình bộ chứng từ thanh toán tới Giám đốc hoặc Phó Giám đốc.
Căn cứ vào các quy định và quy chế tài chính, quy định về hạn mức phê duyệt của Công ty, Giám đốc hoặc Phó Giám đốc được ủy quyền xem xét phê duyệt đề nghị thu – chi. Các đề nghị chi/mua sắm không hợp lý, hợp lệ sẽ bị từ chối hoặc yêu cầu làm rõ hoặc bổ sung các chứng từ liên quan.
6. Kế toán thanh toán tiếp nhận lại bộ chứng từ đề nghị tạm ứng từ GĐ hoặc Phó GĐ
7. Lập chứng từ thu – chi
Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Kế toán tiền mặt lập và in phiếu thu – chi
Đối với giao dịch thông qua tài khoản ngân hàng: Kế toán ngân hàng lập uỷ nhiệm thu (UNT)/ uỷ nhiệm chi (UNC)
8. Sau khi lập xong chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt, kế toán trưởng ký vào PT/UNT hoặc PC/UNC
9. Thực hiện thu – chi tiền:
Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Khi nhận được phiếu thu hoặc phiếu chi (do kế toán lập) kèm theo chứng từ gốc , Thủ quỹ phải:
Kiểm tra số tiền trên PT (PC) với chứng từ gốc
Kiểm tra nội dung ghi trên PT (PC) có phù hợp với chứng từ gốc
Kiểm tra ngày , tháng lập PT (PC) và chữ ký của người có thẩm quyền.
Kiểm tra số tiền thu vào hoặc chi ra cho chính xác để nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt.
Cho người nộp tiền hoặc nhận tiền ký vào PT hoặc PC .
Thủ quỹ ký vào PT hoặc PC và giao cho khách hàng 01 liên.
Sau đó thủ quỹ căn cứ vào PT hoặc PC ghi vào Sổ Quỹ.
Cuối cùng, thủ quỹ chuyển giao 02 liên còn lại của PT hoặc PC cho kế toán.
Đối với thu chi tiền qua ngân hàng: Kế toán ngân hàng lập và nộp UNT/UNC, séc, … cho ngân hàng.
Ghi chú:
Các quyển sổ phiếu thu – chi bán trên thị trường thường có 03 liên và theo quy định là phải lập cả 03 liên. Tuy nhiên trong thực tế (kế toán tự thiết kế mẫu và tự in) thường thì:
Lập 03 liên cho PT (01 liên giao cho khách nộp tiền vì khách nộp tiền cần PT để đảm bảo cho các phát sinh sau này nếu có)
Lập 02 liên cho PC (vì đa số khách nhận tiền không lấy PC)
Diachihocketoan.org xin chúc bạn thành công
Kết nối với chúng tôi: https://www.facebook.com/Trungtamdayhocketoanthuchanh/
