Tiền đặt cọc có phải xuất hóa đơn? Hướng dẫn hạch toán tiền đặt cọc
Nhận tiền đặt cọc có phải xuất hóa đơn không? Cách hạch toán nhận tiền đặt cọc, hạch toán tiền đặt cọc. Nếu mất tiền đặt cọc do vi phạm hợp đồng có được đưa vào chi phí hợp lý. Kế Toán Hà Nội xin giải đáp các vướng mắc đó.
1. Nhận tiền đặt cọc có phải lập hóa đơn
Chi tiết theo Công văn 13675/BTC-CST ngày 14/10/2013 của Bộ tài chính gửi Hội Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam:
“Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng; nhận tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng (tại thời điểm nhận tiền chưa cung cấp dịch vụ, chưa thực hiện hợp đồng) thì tổ chức cung ứng dịch vụ không phải xuất hóa đơn GTGT đối với khoản tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng này.
Bộ Tài chính trả lời Hội Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam biết để hướng dẫn các hội viên, các doanh nghiệp biết để thực hiện.”
Như vậy: Nhận tiền đặt cọc để đảm bảo thực hiện hợp đồng thì không phải lập hóa đơn.
Hạch toán tiền đặt cọc
Quy định về việc Hạch toán tiền đặt cọc:
Theo quy định tại Điều 358 Bộ luật Dân sự đặt cọc là việc một bên giao cho bên kia một khoản tiền hoặc kim khí quí, đá quý hoặc vật có giá trị khác (sau đây gọi là tài sản đặt cọc) trong một thời hạn để bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng dân sự.
+ Việc đặt cọc phải được lập thành văn bản.
+ Trường hợp hợp đồng dân sự được giao kết, thực hiện thì tài sản đặt cọc được trả lại cho bên đặt cọc hoặc được trừ để thực hiện nghĩa vụ trả tiền; nếu bên đặt cọc từ chối việc giao kết, thực hiện hợp đồng dân sự thì tài sản đặt cọc thuộc về bên nhận đặt cọc; nếu bên nhận đặt cọc từ chối việc giao kết, thực hiện hợp đồng dân sự thì phải trả cho bên đặt cọc tài sản đặt cọc và một khoản tiền tương đương giá trị tài sản đặt cọc, trừ trường hợp có thoả thuận khác.
2. Cách hạch toán tiền đặt cọc:
a. Bên nhận tiền đặt cọc
Nợ TK 111, 112
Có TK 3388
+ Đối với bên đặt cọc
Nợ TK 144, 244
Có TK 111, 112
Khi trả lại tiền đặt cọc
+ Đối với bên nhận đặt cọc
Nợ TK 3388
Có TK 111, 112
+ Đối với bên đặt cọc
Nợ TK 111, 112
Có TK 144, 244
– Trường hợp DN đặt tiền đặt cọc vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết, bị phạt theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế. Khi nhận được khoản tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết: Nếu khấu trừ vào tiền nhận đặt cọc:
Nợ TK 344 (Nếu theo Thông tư 200)
Nợ TK 3386 (Nếu theo Thông tư 133)
Có TK 711 – Thu nhập khác.
b. Bên đặt cọc tiền
– Khi đặt tiền đặt cọc:
Nợ TK 244 (Nếu theo Thông tư 200)
Nợ TK 1386 (Nếu theo Thông tư 133)
Có TK 111, 112
– Khi nhận lại tiền đặt cọc
Nợ TK 111, 112
Có TK 244 (Nếu theo Thông tư 200)
Có TK 1386 (Nếu theo Thông tư 133)
– Trường hợp DN không thực hiện đúng những cam kết, bị DN nhận tiền đặt cọc phạt vi phạm hợp đồng trừ vào khoản tiền đặt cọc:
Nợ TK 811 – Chi phí khác (số tiền bị trừ)
Có TK 244 (Nếu theo Thông tư 200)
Có TK 1386 (Nếu theo Thông tư 133)
– Trường hợp sử dụng khoản tiền đặt cọc để thanh toán cho người bán:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 244 (Nếu theo Thông tư 200)
Có TK 1386 (Nếu theo Thông tư 133)
Lưu ý :
Nếu việc thực hiện hợp đồng diễn ra bình thường, thì đặt cọc chỉ là một khoản tiền đảm bảo thực hiện hợp đồng, nó không phải thu nhập, cũng không phải khoản chi phí của doanh nghiệp.
Nếu việc thực hiện hợp đồng không được thực hiện, thì khoản tiền đặt cọc trở thành chi phí, hoặc thu nhập của bên bên này hoặc bên kia
3. Tiền đặt cọc bị mất do vi phạm hợp đồng có được đưa vào chi phí:
Theo khoản 1 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC
“Doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.”
Theo khoản 2 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC
“2.36. Các khoản tiền phạt về vi phạm hành chính bao gồm: vi phạm luật giao thông, vi phạm chế độ đăng ký kinh doanh, vi phạm chế độ kế toán thống kê, vi phạm pháp luật về thuế bao gồm cả tiền chậm nộp thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế và các khoản phạt về vi phạm hành chính khác theo quy định của pháp luật.”
=> Không hề nói đến việc Khoản tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế.
Như vậy: Khoản tiền đặt cọc bị mất do vi phạm hợp đồng kinh tế => Đây là 1 khoản tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế nên được đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
DN cần đảm bảo: Hợp đồng mua bán (Trên hợp đồng phải thể hiện rõ đây là khoản tiền đặt cọc để đảm bảo thực hiện hợp đồng và trường hợp nào thì sẽ bị mất khoản này), Chứng từ thanh toán, các hồ sơ khác (nếu có)
Hạch toán khi không thực hiện hợp đồng
a/ Không thực hiện hợp đồng là do bên đặt cọc :
+ Bên nhận đặt cọc :
Nợ TK 3388
Có TK 711
+ Bên đặt cọc :
Nợ TK 144, 244
Có TK 811
b/ Không thực hiện hợp đồng là do bên nhận đặt cọc :
+ Bên nhận đặt cọc :
Nợ TK 811, 3388
Có TK 111, 112
+ Bên đặt cọc :
Nợ TK 111,112
Có TK 144, 244, 711
