Hướng dẫn cách hạch toán tiền thuê nhà không có hóa đơn
Trong nhiều trường hợp, việc thanh toán tiền thuê nhà cần phải có hóa đơn để đảm bảo không có tranh chấp, minh bạch các thông tin. Bài viết dưới đây Kế toán hà nội xin chia sẻ thông tin liên quan đến hạch toán tiền thuê nhà khi không có hóa đơn. Hãy cùng Kế toán hà nội tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé.
Hướng dẫn cách hạch toán tiền thuê nhà không có hóa đơn
- Hồ sơ hạch toán tiền thuê nhà không có hóa đơn
Để đảm bảo tính đầy đủ và hợp lệ của bộ chứng từ, cần có các thành phần sau:
– Hợp đồng thuê nhà được thực hiện đúng quy trình pháp lý, được ký kết bởi tất cả các bên liên quan. Mặc dù không yêu cầu việc công chứng, tuy nhiên, hợp đồng nên có chữ ký pháp lý đầy đủ để khẳng định tính chính thức và cam kết của mỗi bên.
– Chứng từ thanh toán tiền thuê nhà cũng là một phần quan trọng trong bộ chứng từ. Có thể lựa chọn hình thức chuyển khoản hoặc không, tùy thuộc vào sự thỏa thuận giữa các bên. Theo quy định của pháp luật hiện hành, không bắt buộc việc chuyển khoản tiền thuê nhà khi không có hóa đơn tương ứng.
– Chứng từ nộp thuế môn bài: Chủ nhà có trách nhiệm tự nộp thuế môn bài hàng năm hoặc có thể ủy quyền cho doanh nghiệp đại diện nộp hộ. Để thực hiện quy trình này, chủ nhà hoặc doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ và thuế môn bài theo quy định của cơ quan thuế.
– Cơ quan Thuế xuất chứng từ: Sau khi tiếp nhận hồ sơ và thuế môn bài, cơ quan Thuế sẽ xử lý và xuất chứng từ tương ứng. Chứng từ này sau đó sẽ được gửi lại cho doanh nghiệp để làm bảng kê và lưu trữ.
– Bảng kê 01/TNDN: Theo quy định của Thông tư số 78/2014/TT-BTC, doanh nghiệp cần lập bảng kê 01/TNDN để ghi nhận việc trả tiền thuê nhà và lưu giữ tại nơi làm việc. Bảng kê này phải được ký xác nhận bởi giám đốc hoặc người được ủy quyền chịu trách nhiệm.
- Thời điểm hạch toán tiền thuê nhà không có hóa đơn
2.1. Trường hợp trả trước
* Trong trường hợp trả trước:
– Tài khoản nợ 331 – Phải trả người bán: Trong hạch toán, chúng ta ghi nhận số tiền phải trả cho người bán nhà hoặc chủ sở hữu căn nhà thuê. Tài khoản này đại diện cho khoản nợ chưa thanh toán và tương ứng với số tiền phải trả.
– Tài khoản có 111 hoặc 112: Tài khoản này được sử dụng để ghi nhận chi phí thuê nhà trả trước. Tùy thuộc vào phân loại tài khoản của doanh nghiệp, có thể sử dụng tài khoản 111 để ghi nhận chi phí thuê nhà cho mục đích kinh doanh hoặc tài khoản 112 để ghi nhận chi phí thuê nhà cho mục đích hành chính.
* Trong trường hợp bên đi thuê đặt cọc trước để giữ nhà/phòng, việc hạch toán có thể được thực hiện như sau:
– Khi nhận tiền đặt cọc:
+ Tài khoản nợ 244 – Cầm cố, thế chấp, ký cược (tuân theo Thông tư 200/2014/TT-BTC): Trong trường hợp áp dụng thông tư 200, chúng ta ghi nhận số tiền đặt cọc trong tài khoản nợ này. Tài khoản này đại diện cho việc đặt cọc và tạo nghĩa vụ phải trả lại số tiền đó sau khi hợp đồng thuê nhà kết thúc. Hoặc
+ Tài khoản nợ 1386 – Phải thu khác (tuân theo Thông tư 133/2016/TT-BTC): Nếu áp dụng thông tư 133, chúng ta ghi nhận số tiền đặt cọc trong tài khoản nợ này. Tài khoản này đại diện cho số tiền thuê nhà còn lại và sẽ được sử dụng để trừ vào các khoản phải thu khác sau này.
+ Tài khoản có 111 hoặc 112: Trong hạch toán, chúng ta sử dụng tài khoản này để ghi nhận tiền đặt cọc. Tùy thuộc vào phân loại tài khoản của doanh nghiệp, có thể sử dụng tài khoản 111 để ghi nhận tiền đặt cọc cho mục đích kinh doanh hoặc tài khoản 112 để ghi nhận tiền đặt cọc cho mục đích hành chính.
– Khi nhận lại tiền đặt cọc:
+ Tài khoản nợ 111 hoặc 112: Trong trường hợp nhận lại tiền đặt cọc, chúng ta ghi nhận số tiền đó trong tài khoản nợ này. Điều này đại diện cho việc trả lại tiền đặt cọc cho bên đi thuê.
+ Tài khoản có 244: Hoặc chúng ta sử dụng tài khoản này để ghi nhận số tiền đã được trả lại từ bên cho thuê. Điều này đại diện cho việc giải quyết nghĩa vụ trả lại tiền đặt cọc.
+ Tài khoản có 1386: Tùy thuộc vào thông tư áp dụng, chúng ta có thể sử dụng tài khoản này để ghi nhận số tiền đã được trả lại từ bên cho thuê. Điều này đại diện cho việc giải quyết nghĩa vụ trả lại tiền đặt cọc.
2.2. Trường hợp trả hàng tháng
Trong trường hợp doanh nghiệp trả tiền thuê nhà hàng tháng hoặc nhận hóa đơn thuê nhà hàng tháng, quá trình hạch toán có thể được thực hiện như sau:
– Tài khoản nợ 154, 627, 641, 642 (tùy vào mục đích thuê nhà): Trong hạch toán, chúng ta sử dụng các tài khoản nợ này để ghi nhận số tiền thuê nhà hàng tháng. Tài khoản được chọn phụ thuộc vào mục đích thuê nhà, ví dụ như tài khoản 154 cho mục đích kinh doanh, tài khoản 627 cho mục đích hành chính, tài khoản 641 cho mục đích sản xuất, và tài khoản 642 cho mục đích dịch vụ.
– Tài khoản có 331, 111, 112: Chúng ta sử dụng các tài khoản này để ghi nhận số tiền thuê nhà. Tài khoản 331 đại diện cho khoản nợ phải trả cho người cho thuê, trong khi tài khoản 111 và 112 được sử dụng để ghi nhận số tiền thuê nhà cho mục đích kinh doanh hoặc hành chính.
2.3. Trường hợp trả sau
Trong trường hợp trả tiền sau hoặc nhận hóa đơn sau, quá trình hạch toán chi phí thuê văn phòng có thể được thực hiện như sau:
– Hạch toán chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn hàng tháng:
+ Tài khoản nợ 154, 627, 641, 642: Chúng ta sử dụng các tài khoản nợ này để ghi nhận số tiền chi phí thuê văn phòng. Tài khoản được chọn tùy thuộc vào mục đích sử dụng văn phòng, ví dụ như tài khoản 154 cho mục đích kinh doanh, tài khoản 627 cho mục đích hành chính, tài khoản 641 cho mục đích sản xuất, và tài khoản 642 cho mục đích dịch vụ.
+ Tài khoản có 335: Chúng ta sử dụng tài khoản này để ghi nhận số tiền chi phí phải trả (thời điểm phát sinh chi phí thực tế nhưng chưa thanh toán). Điều này đại diện cho khoản nợ chưa thanh toán cho người cho thuê văn phòng
– Khi thanh toán hoặc nhận hóa đơn:
+ Tài khoản nợ 335: Chúng ta ghi nhận số tiền đã thanh toán hoặc nhận hóa đơn trong tài khoản nợ này. Điều này đại diện cho việc giảm khoản nợ chưa thanh toán.
+ Tài khoản có 111, 112: Trường hợp thanh toán, chúng ta sử dụng tài khoản này để ghi nhận số tiền đã thanh toán cho người cho thuê văn phòng cho mục đích kinh doanh hoặc hành chính. Hoặc
+ Tài khoản có 331: Trường hợp nhận hóa đơn, chúng ta sử dụng tài khoản này để ghi nhận số tiền phải trả cho người bán, đại diện cho việc nhận hóa đơn thuê văn phòng.
2.4. Trường hợp trả trước nhiều kỳ
Trong trường hợp trả trước tiền thuê nhà đối với hợp đồng dài hạn, có thể kéo dài từ 6 tháng, 1 năm hoặc thời gian lâu hơn, quá trình hạch toán có thể được thực hiện như sau:
– Trả trước tiền thuê nhà:
+ Tài khoản nợ 242: Chúng ta ghi nhận tổng số tiền thanh toán trước vào tài khoản nợ này. Số tiền này đại diện cho số tiền đã trả trước cho việc thuê nhà theo hợp đồng dài hạn.
+ Tài khoản nợ 133: Trường hợp thuê nhà của tổ chức hoặc doanh nghiệp có hóa đơn, chúng ta sử dụng tài khoản này để ghi nhận thuế GTGT được khấu trừ trong số tiền trả trước.
+ Tài khoản có 331, 111, 112: Chúng ta sử dụng các tài khoản này để ghi nhận số tiền trả trước cho thuê nhà. Tài khoản 331 đại diện cho khoản nợ phải trả cho người cho thuê, trong khi tài khoản 111 và 112 được sử dụng để ghi nhận số tiền trả trước cho mục đích kinh doanh hoặc hành chính
– Hạch toán hàng kỳ:
+ Tài khoản nợ 154, 627, 641, 642: Chúng ta sử dụng các tài khoản nợ này để ghi nhận chi phí thuê nhà theo từng kỳ. Số tiền trả trước sẽ được chia đều trong các kỳ và ghi nhận vào các tài khoản nợ này. Tùy thuộc vào mục đích sử dụng văn phòng, chúng ta lựa chọn tài khoản phù hợp.
+ Tài khoản có 242: Chúng ta sử dụng tài khoản này để ghi nhận số tiền đã trả trước trong quá trình hạch toán hàng kỳ.
- Hạch toán tiền thuê nhà không có hóa đơn cần lưu ý những gì?
Để ghi nhận chi phí thuê nhà một cách hợp lệ, mỗi doanh nghiệp cần đảm bảo có đầy đủ bộ hồ sơ chứng từ. Dưới đây là các yêu cầu cụ thể tùy thuộc vào trường hợp thuê của tổ chức/công ty hoặc thuê của cá nhân:
– Trường hợp thuê của tổ chức/công ty:
+ Hóa đơn: Cần có hóa đơn xuất từ chủ nhà hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ thuê nhà. Hóa đơn này ghi rõ thông tin chi tiết về chi phí thuê nhà và được xác nhận bởi chủ nhà.
+ Chứng từ thanh toán: Cần có chứng từ ghi nhận việc thanh toán tiền thuê nhà. Đây có thể là phiếu thu, phiếu chi, hoặc bất kỳ tài liệu nào chứng minh rõ ràng việc thanh toán tiền thuê nhà đã được thực hiện.
+ Hợp đồng: Yêu cầu có hợp đồng thuê nhà giữa bên thuê và chủ nhà. Hợp đồng này cần mô tả đầy đủ các điều khoản và điều kiện của việc thuê nhà.
+ Phụ lục hợp đồng: Đôi khi, phụ lục hợp đồng có thể được yêu cầu nếu có các điều khoản bổ sung hoặc thỏa thuận đặc biệt trong quá trình thuê nhà
– Trường hợp thuê của cá nhân:
+ Hợp đồng thuê nhà: Cần có hợp đồng thuê nhà giữa bên thuê và chủ nhà. Hợp đồng này cần mô tả đầy đủ các điều khoản và điều kiện của việc thuê nhà.
+ Chứng từ thanh toán: Cần có chứng từ ghi nhận việc thanh toán tiền thuê nhà. Đây có thể là phiếu thu, phiếu chi, hoặc bất kỳ tài liệu nào chứng minh rõ ràng việc thanh toán tiền thuê nhà đã được thực hiện.
+ Chứng từ nộp thuế thay (trường hợp bên thuê nộp thuế thay chủ nhà): Nếu bên thuê nộp thuế thay chủ nhà, thì ngoài hợp đồng và chứng từ thanh toán, cần có thêm chứng từ ghi nhận việc nộp thuế thay. Điều này đảm bảo việc nộp thuế được thực hiện đúng quy định pháp luật
Trong trường hợp giá trị tiền thuê lớn hơn 20 triệu đồng, cách thức thanh toán và quy định về hóa đơn khác nhau tùy thuộc vào thuê của tổ chức/công ty hoặc thuê của cá nhân/hộ gia đình. Dưới đây là các quy định cụ thể:
– Thuê của tổ chức/công ty: Chuyển khoản và có xuất hóa đơn: Trong trường hợp thuê nhà của tổ chức hoặc công ty, việc thanh toán thông qua chuyển khoản là phổ biến. Đồng thời, cần xuất hóa đơn để ghi nhận và chứng minh việc thanh toán tiền thuê nhà.
– Thuê của cá nhân/hộ gia đình: Chuyển khoản hoặc không có hóa đơn: Trong trường hợp thuêKế toán hà nộit hóa đơn đối với thuê nhà của cá nhân, việc có hay không có hóa đơn phụ thuộc vào thỏa thuận giữa bên cho thuê và bên thuê.
Trên đây là bài viết Hướng dẫn cách hạch toán tiền thuê nhà không có hóa đơn mà Kế toán hà nội tổng hợp được hi vọng giúp ích được bạn trong công việc.
Nếu có bất kỳ thắc mắc liên quan cần giải đáp bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ. Tổng đài hỗ trợ tư vấn miễn phí: 1900 6246
Ketoanhn.org chúc bạn làm tốt công việc
Kết nối với chúng tôi: https://www.facebook.com/ketoanhn.org/
Nếu bạn muốn học thực tế trải nghiệm va vất cùng kế toán trưởng giàu kinh nghiệm cần trên tay bộ chứng từ bao gồm: hóa đơn đỏ, phiếu thu chi, nhập xuất…của doanh nghiệp đang hoạt động có thể lựa chọn một lớp học kế toán thực hành của Trung tâm kế toán Hà Nội là đơn vị được thành lập từ năm 2005 đi đầu trong lĩnh vực đào tạo kế toán thực hành trên chứng từ hóa đơn đỏ hiện có 39 cơ sở học trên toàn quốc, 6 cơ sở học tại Hà Nội. Hàng tháng trung tâm vẫn đào tạo cho hơn 1000 học viên trên toàn quốc.
Chi tiết liên hệ Hotline: 0974 975 029 (Mr Quân)
