Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn sai sót 2 lần theo đúng quy định hiện hành
Bài viết dưới đây Kế toán hà nội xin Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn sai sót 2 lần theo đúng quy định hiện hành. Các trường hợp xuất, viết hóa đơn điện tử bị sai tại Nghị Định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Các bạn hãy cùng tham khảo thêm và có thể áp dụng cho công việc của mình nhé.
- Xác định loại sai sót trên hóa đơn
Sai sót về thông tin chung
Sai sót về thông tin chung trên hóa đơn bao gồm những lỗi liên quan đến tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, và các thông tin nhận diện khác của các bên liên quan. Ví dụ, một hóa đơn có thể ghi sai tên doanh nghiệp người mua hoặc người bán, sử dụng mã số thuế không đúng, hoặc ghi địa chỉ không chính xác. Những lỗi này có thể gây ra khó khăn trong việc xác minh tính hợp lệ của hóa đơn và gây trở ngại cho việc quản lý thuế của các doanh nghiệp.
Sai sót về nội dung hóa đơn
Sai sót về nội dung hóa đơn thường liên quan đến các thông tin như số lượng hàng hóa hoặc dịch vụ, đơn giá, thành tiền, và thuế suất. Ví dụ, nếu hóa đơn ghi sai số lượng sản phẩm được mua, hoặc đơn giá không chính xác, tổng số tiền thanh toán sẽ bị sai lệch. Sai sót này có thể dẫn đến các vấn đề trong việc tính toán chi phí, lợi nhuận, và thuế giá trị gia tăng (VAT) của doanh nghiệp. Đồng thời, các lỗi này cũng có thể gây ra những tranh chấp giữa người mua và người bán về số lượng và giá trị của hàng hóa hoặc dịch vụ.
Sai sót về hình thức hóa đơn
Sai sót về hình thức hóa đơn bao gồm các lỗi liên quan đến mẫu hóa đơn, chữ ký, và đóng dấu. Một hóa đơn có thể bị coi là không hợp lệ nếu mẫu hóa đơn không đúng quy định, thiếu chữ ký của các bên liên quan, hoặc thiếu dấu mộc của doanh nghiệp. Những sai sót này có thể ảnh hưởng đến tính hợp pháp của hóa đơn và có thể khiến hóa đơn bị cơ quan thuế từ chối. Việc sử dụng mẫu hóa đơn đúng quy định, đầy đủ chữ ký và dấu mộc sẽ giúp đảm bảo tính hợp lệ và giá trị pháp lý của hóa đơn.
- Lựa chọn hình thức xử lý phù hợp
2.1. Hóa đơn điện tử
Trong trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử, việc lựa chọn hình thức xử lý sai sót phụ thuộc vào mức độ nghiêm trọng của sai sót. Đối với các sai sót nhỏ, như sai số nhỏ trong thông tin hoặc số lượng, doanh nghiệp có thể lập hóa đơn điều chỉnh để điều chỉnh tăng, giảm hoặc hủy bỏ một phần giá trị trên hóa đơn gốc. Việc lập hóa đơn điều chỉnh giúp sửa chữa những sai sót một cách nhanh chóng mà không cần phải hủy toàn bộ hóa đơn.
Tuy nhiên, nếu sai sót lớn hơn, như sai thông tin quan trọng hoặc sai hoàn toàn các chi tiết trên hóa đơn, thì doanh nghiệp cần phải hủy bỏ hoàn toàn hóa đơn đã lập và lập một hóa đơn mới thay thế. Hủy hóa đơn và lập hóa đơn mới đảm bảo rằng tất cả các thông tin trên hóa đơn đều chính xác và phù hợp với các quy định pháp luật, từ đó tránh được các vấn đề pháp lý và quản lý sau này.
2.2. Hóa đơn giấy
Đối với hóa đơn giấy, hình thức xử lý sai sót cũng được lựa chọn dựa trên mức độ nghiêm trọng của sai sót. Khi gặp sai sót nhỏ, doanh nghiệp có thể ghi chú điều chỉnh trực tiếp trên hóa đơn hoặc lập một hóa đơn điều chỉnh. Ghi chú điều chỉnh trên hóa đơn giúp sửa chữa các lỗi nhỏ một cách nhanh chóng mà không cần lập lại toàn bộ hóa đơn mới.
Trong trường hợp sai sót lớn, việc hủy hóa đơn đã lập và lập một hóa đơn mới thay thế là cần thiết. Hủy bỏ hóa đơn giấy cũ và lập hóa đơn mới giúp đảm bảo rằng tất cả các thông tin trên hóa đơn đều chính xác và đầy đủ. Điều này cũng giúp tránh được các rủi ro về pháp lý và quản lý, đồng thời đảm bảo sự minh bạch và chính xác trong các giao dịch kinh doanh.
- Quy trình thực hiện
3.1. Hóa đơn điện tử
Bước 1: Truy cập hệ thống khai thuế điện tử.
Bước 2: Chọn mục “Hóa đơn điện tử” và thực hiện thao tác điều chỉnh hoặc hủy/thay thế hóa đơn theo hướng dẫn.
Bước 3: Gửi hóa đơn điều chỉnh/hủy/thay thế cho cơ quan thuế và người mua hàng.
Quy trình này không chỉ giúp duy trì tính minh bạch và chính xác trong quá trình kinh doanh mà còn tạo điều kiện cho việc quản lý và kiểm tra từ phía cơ quan thuế.
3.2. Hóa đơn giấy
Bước 1: Ghi chú điều chỉnh hoặc lập hóa đơn điều chỉnh theo quy định.
Bước 2: Lưu giữ đầy đủ hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh và các chứng từ liên quan.
Quy trình này tuy có thể mất nhiều thời gian và công sức hơn so với việc sử dụng hóa đơn điện tử, nhưng vẫn đảm bảo rằng các sai sót được xử lý đúng đắn và minh bạch.
- Lưu ý
Khi xử lý hóa đơn sai sót, cần chú ý thực hiện trong thời hạn quy định. Việc sửa chữa hoặc thay thế hóa đơn cần được tiến hành ngay khi phát hiện sai sót để tránh vi phạm các quy định pháp luật và tránh bị phạt. Đối với hóa đơn điện tử, quy trình này thường được quy định rõ ràng trong các hệ thống khai thuế điện tử, giúp doanh nghiệp thực hiện nhanh chóng và đúng hạn.
Một điểm quan trọng khác là hóa đơn điều chỉnh, hủy hoặc thay thế phải được lưu giữ đầy đủ và đảm bảo tính hợp pháp. Điều này bao gồm việc lưu trữ tất cả các hóa đơn gốc, các hóa đơn đã điều chỉnh, cũng như các chứng từ liên quan khác. Việc lưu giữ này không chỉ giúp doanh nghiệp dễ dàng truy xuất thông tin khi cần thiết mà còn là cơ sở pháp lý quan trọng khi cơ quan thuế hoặc các bên liên quan tiến hành kiểm tra, đối chiếu.
Trong trường hợp sai sót do lỗi của cơ quan thuế, người bán có quyền đề nghị sửa đổi. Điều này đảm bảo rằng trách nhiệm không chỉ nằm ở phía doanh nghiệp mà còn ở cơ quan thuế trong việc duy trì tính chính xác và hợp pháp của các hóa đơn. Doanh nghiệp cần phối hợp chặt chẽ với cơ quan thuế để giải quyết các sai sót một cách kịp thời và hiệu quả.
Việc tuân thủ các quy định trong Thông tư 78/2021/TT-BTC về hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử và Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn là vô cùng quan trọng. Những văn bản pháp luật này cung cấp các hướng dẫn chi tiết về việc phát hành, quản lý và xử lý hóa đơn, giúp doanh nghiệp nắm rõ các quy định và thực hiện đúng đắn. Tuân thủ các quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý mà còn đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong hoạt động kinh doanh.
Việc xử lý hóa đơn sai sót hai lần theo quy định đòi hỏi sự cẩn trọng và tuân thủ nghiêm ngặt các hướng dẫn pháp lý. Quy định này nhằm đảm bảo rằng mọi sai sót được phát hiện và khắc phục kịp thời, duy trì tính minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính doanh nghiệp. Việc xử lý hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy đều có các bước cụ thể, từ truy cập hệ thống khai thuế điện tử đến ghi chú điều chỉnh và lưu giữ chứng từ. Điều quan trọng là cả hai hình thức này đều yêu cầu doanh nghiệp phải tuân thủ thời hạn quy định và đảm bảo tính hợp pháp của các hóa đơn điều chỉnh, hủy hoặc thay thế. Hơn nữa, trong trường hợp sai sót do lỗi của cơ quan thuế, doanh nghiệp có quyền đề nghị sửa đổi để đảm bảo công bằng và chính xác. Sự tuân thủ nghiêm túc Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP là nền tảng để duy trì một hệ thống hóa đơn minh bạch, hợp pháp và hiệu quả, góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Trên đây là bài viết Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn sai sót 2 lần theo đúng quy định hiện hành mà Kế toán hà nội tổng hợp được hi vọng giúp ích được bạn trong công việc.
Nếu có bất kỳ thắc mắc liên quan cần giải đáp bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ. Tổng đài hỗ trợ tư vấn miễn phí: 1900 6246
Ketoanhn.org chúc bạn làm tốt công việc
Kết nối với chúng tôi: https://www.facebook.com/ketoanhn.org/
Nếu bạn muốn học thực tế trải nghiệm va vất cùng kế toán trưởng giàu kinh nghiệm cần trên tay bộ chứng từ bao gồm: hóa đơn đỏ, phiếu thu chi, nhập xuất…của doanh nghiệp đang hoạt động có thể lựa chọn một lớp học kế toán thực hành của Trung tâm kế toán Hà Nội là đơn vị được thành lập từ năm 2005 đi đầu trong lĩnh vực đào tạo kế toán thực hành trên chứng từ hóa đơn đỏ hiện có 39 cơ sở học trên toàn quốc, 6 cơ sở học tại Hà Nội. Hàng tháng trung tâm vẫn đào tạo cho hơn 1000 học viên trên toàn quốc.
Chi tiết liên hệ Hotline: 0974 975 029 (Mr Quân)
