Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo Thông tư 78 đúng quy định
Khi sử dụng hóa đơn điện tử trong quá trình kinh doanh, việc ghi sai thông tin là điều khó tránh khỏi, đặc biệt là trong bối cảnh quy định về hóa đơn điện tử ngày càng chặt chẽ và phức tạp. Để đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn và tuân thủ đúng các quy định pháp luật, việc xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo đúng quy định là vô cùng quan trọng. Trong bài viết này các bạn hãy cùng kế toán hà nội tìm hiểu chi tiết về các bước xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo Thông tư 78 đúng quy định.
- Khái niệm hóa đơn điện tử viết sai
Hóa đơn điện tử viết sai là hóa đơn đã được lập nhưng có chứa những thông tin không chính xác, không đầy đủ hoặc không phù hợp với thực tế giao dịch diễn ra giữa các bên. Những sai sót này có thể xuất hiện ở nhiều khía cạnh khác nhau của hóa đơn, bao gồm nhưng không giới hạn ở: tên của người mua, địa chỉ của người mua, mã số thuế, số lượng hàng hóa hoặc dịch vụ, đơn giá, thành tiền, thuế suất, hoặc ngày tháng lập hóa đơn.
Chẳng hạn, việc ghi sai tên hoặc địa chỉ của người mua có thể làm cho hóa đơn không hợp lệ và không được chấp nhận trong các giao dịch tài chính hay kê khai thuế. Tương tự, việc sai lệch về số lượng, đơn giá hoặc thành tiền có thể dẫn đến sự chênh lệch trong sổ sách kế toán và ảnh hưởng đến việc tính thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp hoặc các loại thuế khác. Thậm chí, việc ghi sai ngày tháng lập hóa đơn cũng có thể gây ra những rắc rối không nhỏ, đặc biệt là trong việc xác định thời điểm phát sinh nghĩa vụ thuế và các vấn đề liên quan đến kiểm tra, thanh tra thuế.
Việc ghi sai thông tin trên hóa đơn điện tử không chỉ gây khó khăn cho quá trình hạch toán kế toán mà còn ảnh hưởng đến quyền lợi và nghĩa vụ của các bên liên quan, bao gồm cả người mua và người bán. Nếu các sai sót này không được phát hiện và xử lý kịp thời, chúng có thể dẫn đến việc vi phạm các quy định của pháp luật về thuế, gây ra các rủi ro pháp lý, tài chính nghiêm trọng như bị phạt tiền, truy thu thuế, thậm chí là bị từ chối khấu trừ thuế hoặc không được chấp nhận chi phí hợp lý.
Trong bối cảnh quy định về hóa đơn điện tử tại Việt Nam ngày càng được hoàn thiện và thắt chặt, đặc biệt là theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc hiểu rõ khái niệm hóa đơn điện tử viết sai và nắm vững quy trình xử lý là cực kỳ quan trọng. Điều này không chỉ giúp các doanh nghiệp tuân thủ đúng các quy định pháp luật, mà còn giảm thiểu rủi ro và tránh các tình huống không mong muốn trong quá trình kinh doanh. Việc xử lý nhanh chóng và đúng quy định các hóa đơn điện tử viết sai sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp có một hệ thống kế toán minh bạch, chính xác và tránh được những rắc rối không cần thiết với cơ quan thuế.
- Quy trình xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo Thông tư 78
Nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót theo Thông tư 78/2021/TT-BTC được quy định như thế nào? Tùy thuộc vào tình trạng sai sót của hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hay hóa đơn thay thế, hoặc không cần lập hóa đơn.
Căn cứ theo Công văn 1647/TCT-CS năm 2023, Tổng cục Thuế đã đưa ra hướng dẫn chi tiết về cách xử lý hóa đơn điện tử khi có sai sót. Việc này được thực hiện dựa trên các quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, và các điểm c, e khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Cụ thể, theo Quyết định 1450/QĐ-TCT năm 2021 và Quyết định 1510/QĐ-TCT năm 2022 của Tổng cục Thuế, các thành phần dữ liệu trên hóa đơn điện tử phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quy định. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể:
– Trường hợp xử lý hóa đơn đã lập bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh: Người bán phải thực hiện điều chỉnh giảm toàn bộ thông tin của dòng hàng hóa bị sai và điều chỉnh tăng tương ứng với thông tin chính xác của dòng hàng hóa đó. Các thông tin cần điều chỉnh bao gồm tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất, và thành tiền chưa thuế.
– Trường hợp xử lý hóa đơn đã lập bằng cách lập hóa đơn thay thế: Người bán sẽ lập lại một hóa đơn mới, với số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn mới, và đầy đủ toàn bộ nội dung của hóa đơn cần thay thế.
Trong cả hai trường hợp trên, hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế đều phải ghi rõ ràng thông tin: “Điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng…. năm…”. Nếu sau khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo đúng quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót, thì các lần xử lý tiếp theo phải tuân thủ theo phương thức đã được áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
– Trường hợp doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử sai (gọi là hóa đơn F0): Khi phát hiện sai sót, doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế (gọi là hóa đơn F1) để xử lý cho hóa đơn F0. Nếu sau đó phát hiện hóa đơn F1 vẫn có sai sót, thì:
+ Nếu chọn phương pháp điều chỉnh: Doanh nghiệp sẽ lập hóa đơn F2 để điều chỉnh cho hóa đơn F0 (đã bị điều chỉnh bởi hóa đơn F1).
+ Nếu chọn phương pháp thay thế: Doanh nghiệp sẽ lập hóa đơn F2 để thay thế cho hóa đơn F1 (hóa đơn F0 đã bị thay thế bởi hóa đơn F1).
– Đối với hóa đơn đã lập theo quy định trước đây (Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP): Nếu có sai sót và cần lập hóa đơn thay thế theo khoản 6 Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp không cần phải hủy hóa đơn đã lập theo quy định cũ và không cần gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Điều này là do kể từ ngày 1/7/2022, các quy định trước đó như Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Nghị định 04/2014/NĐ-CP và Thông tư 39/2014/TT-BTC cùng các văn bản sửa đổi bổ sung đã hết hiệu lực.
Cuối cùng, người bán cần thông báo cho cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP để đảm bảo tuân thủ đúng các quy định hiện hành.
- Lưu ý khi xử lý hóa đơn điện tử viết sai
Khi xử lý hóa đơn điện tử viết sai, có một số điểm quan trọng cần lưu ý để đảm bảo quy trình được thực hiện đúng theo quy định pháp luật và bảo vệ quyền lợi của cả người bán và người mua:
– Bảo quản hóa đơn gốc: Hóa đơn gốc cần được giữ lại cẩn thận như một bằng chứng quan trọng trong trường hợp cần kiểm tra, đối chiếu hoặc chứng minh trong các tình huống pháp lý. Việc bảo quản hóa đơn gốc không chỉ giúp đảm bảo tính minh bạch trong các giao dịch mà còn là cơ sở để thực hiện các bước điều chỉnh, thay thế hoặc khắc phục khi có sai sót.
– Kê khai thuế chính xác: Sau khi điều chỉnh hóa đơn, cần đảm bảo rằng các số liệu kê khai thuế phải được điều chỉnh cho phù hợp với hóa đơn điều chỉnh. Điều này rất quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Việc kê khai chính xác không chỉ giúp tránh các vấn đề pháp lý mà còn bảo đảm rằng doanh nghiệp thực hiện đầy đủ và đúng trách nhiệm của mình trong việc nộp thuế.
– Lưu trữ hóa đơn điện tử đầy đủ: Hóa đơn điện tử, bao gồm cả hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh, cần được lưu trữ đầy đủ và an toàn. Việc lưu trữ này không chỉ để tuân thủ quy định pháp luật mà còn giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý, truy xuất thông tin khi cần thiết. Hóa đơn điện tử cần được bảo quản trong môi trường an toàn, tránh các rủi ro như mất mát hoặc hư hỏng dữ liệu.
Những lưu ý này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng quy trình xử lý hóa đơn điện tử viết sai được thực hiện một cách minh bạch, chính xác và tuân thủ đúng pháp luật. Việc chú trọng đến các yếu tố này sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những rắc rối không cần thiết và giữ vững uy tín trong hoạt động kinh doanh.
Trên đây là bài viết Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo Thông tư 78 đúng quy định mà Kế toán hà nộitổng hợp được hi vọng giúp ích được bạn trong công việc.
Nếu có bất kỳ thắc mắc liên quan cần giải đáp bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ. Tổng đài hỗ trợ tư vấn miễn phí: 1900 6246
Kế toán hà nội chúc bạn làm tốt công việc
Kết nối với chúng tôi: https://www.facebook.com/ketoanhn.org/
Nếu bạn muốn học thực tế trải nghiệm va vất cùng kế toán trưởng giàu kinh nghiệm cần trên tay bộ chứng từ bao gồm: hóa đơn đỏ, phiếu thu chi, nhập xuất…của doanh nghiệp đang hoạt động có thể lựa chọn một lớp học kế toán thực hành của Trung tâm kế toán Hà Nội là đơn vị được thành lập từ năm 2005 đi đầu trong lĩnh vực đào tạo kế toán thực hành trên chứng từ hóa đơn đỏ hiện có 39 cơ sở học trên toàn quốc, 6 cơ sở học tại Hà Nội. Hàng tháng trung tâm vẫn đào tạo cho hơn 1000 học viên trên toàn quốc.
Chi tiết liên hệ Hotline: 0974 975 029 (Mr Quân)
