Người mua kê khai theo ngày ký hóa đơn hay ngày lập hóa đơn thì đúng quy định?
Khái niệm “ngày ký” và “ngày lập hóa đơn” đóng vai trò rất quan trọng trong lĩnh vực kế toán và tài chính, giúp các bên liên quan quản lý giao dịch một cách hiệu quả và chính xác. Pháp luật quy định người mua kê khai theo ngày ký hóa đơn hay ngày lập hóa đơn? Các bạn hãy cùng kế toán hà nội tìm hiểu thêm trong bài viết dưới đây nhé.
- Khái niệm ngày ký và ngày lập hóa đơn
Khái niệm “ngày ký” và “ngày lập hóa đơn” đóng vai trò rất quan trọng trong lĩnh vực kế toán và tài chính, giúp các bên liên quan quản lý giao dịch một cách hiệu quả và chính xác. Ngày ký là ngày mà các bên liên quan chính thức ký kết vào một văn bản hợp đồng, thỏa thuận hoặc tài liệu nào đó, đánh dấu thời điểm bắt đầu hiệu lực của hợp đồng hoặc thỏa thuận. Ngày này không chỉ quan trọng về mặt pháp lý mà còn có tác động lớn đến việc xác định thời hạn thực hiện nghĩa vụ của các bên. Mỗi bên đều cần tuân thủ các điều khoản đã cam kết trong thời gian đã ghi nhận từ ngày ký.
Ngược lại, ngày lập hóa đơn là ngày mà hóa đơn được phát hành hoặc lập ra, ghi nhận thời điểm bên bán cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cho bên mua. Ngày này đánh dấu nghĩa vụ thanh toán của bên mua đối với bên bán. Thông qua ngày lập hóa đơn, các doanh nghiệp có thể xác định chính xác thời hạn thanh toán cũng như việc tính toán thuế giá trị gia tăng (VAT) nếu có. Cả hai khái niệm này không chỉ ảnh hưởng đến quy trình giao dịch thương mại mà còn tác động đến các vấn đề pháp lý và kế toán trong doanh nghiệp, từ đó tạo nên sự minh bạch và đáng tin cậy trong các giao dịch kinh doanh.
- Quy định pháp luật về thời điểm kê khai hóa đơn
Căn cứ theo quy định tại khoản 9 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử được xác định là thời điểm mà người bán và người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử. Thời điểm này được thể hiện theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch, tạo ra một cơ sở pháp lý rõ ràng cho việc xác định tính hợp lệ của hóa đơn. Nếu hóa đơn điện tử đã được lập mà thời điểm ký số khác với thời điểm lập hóa đơn, trong trường hợp này, thời điểm khai thuế sẽ được xem là thời điểm lập hóa đơn. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình kê khai thuế, giúp các doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật về thuế và kế toán. Việc hiểu rõ quy định này không chỉ giúp cho người bán và người mua thực hiện đúng nghĩa vụ của mình mà còn giảm thiểu rủi ro pháp lý trong quá trình giao dịch thương mại.
Ngoài ra, theo Công văn 1586/TCT-CS năm 2023 về khai thuế giá trị gia tăng đối với hóa đơn điện tử của người bán, các quy định liên quan đến việc xác định tính hợp lệ của hóa đơn điện tử đã được làm rõ. Căn cứ theo khoản 7 Điều 3 và Điều 10 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ, cũng như Quyết định số 1450/QĐ-TCT ngày 7/10/2021 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế, nếu hóa đơn điện tử bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ đã lập có thời điểm ký số khác với thời điểm lập hóa đơn, thì hóa đơn này vẫn có thể được coi là hợp lệ. Cụ thể, nếu thời điểm ký số trên hóa đơn xảy ra cùng thời điểm hoặc sau thời điểm lập hóa đơn, người bán sẽ thực hiện kê khai nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo thời điểm lập hóa đơn, trong khi người mua sẽ thực hiện kê khai thuế tại thời điểm nhận hóa đơn, đảm bảo rằng hóa đơn đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về hình thức và nội dung theo quy định tại Điều 10 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Điều này giúp đảm bảo sự minh bạch và chính xác trong quy trình kê khai thuế, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho cả người bán và người mua trong việc thực hiện nghĩa vụ thuế của mình.
Như vậy, trong trường hợp hóa đơn điện tử được lập để bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ mà có thời điểm ký số khác với thời điểm lập hóa đơn, thì hóa đơn này vẫn có thể được coi là hợp lệ nếu thời điểm ký số xảy ra cùng thời điểm hoặc sau thời điểm lập hóa đơn. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc xác định tính hợp pháp và hiệu lực của hóa đơn điện tử trong các giao dịch thương mại. Đối với người bán, họ sẽ thực hiện kê khai và nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) dựa trên thời điểm lập hóa đơn, giúp họ tuân thủ đúng các quy định về thuế. Ngược lại, người mua sẽ thực hiện kê khai thuế tại thời điểm nhận hóa đơn, và cần đảm bảo rằng hóa đơn nhận được đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về hình thức cũng như nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Điều này không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi của các bên trong giao dịch mà còn góp phần tạo ra một môi trường kinh doanh minh bạch và hợp pháp, giảm thiểu rủi ro về thuế cho cả người bán và người mua.
- Ngày lập hóa đơn và ngày ký khác nhau có bị phạt hay không?
Khi ngày lập hóa đơn và ngày ký số trên hóa đơn điện tử khác nhau, hóa đơn vẫn được coi là hợp lệ theo quy định pháp luật. Tuy nhiên, việc này có thể dẫn đến những rủi ro pháp lý, đặc biệt là khả năng bị phạt về hành vi chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử quá thời hạn, theo quy định tại Điều 30 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP. Việc chậm trễ trong việc chuyển dữ liệu hóa đơn có thể ảnh hưởng đến quy trình kê khai thuế cũng như quyền lợi của doanh nghiệp trong các giao dịch thương mại. Các doanh nghiệp cần phải lưu ý rằng dù hóa đơn vẫn hợp lệ, nhưng nếu không thực hiện nghĩa vụ báo cáo đúng hạn, họ có thể bị xử phạt hành chính. Điều này không chỉ gây tổn thất tài chính mà còn có thể ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp trong mắt cơ quan thuế và đối tác.
Theo quy định tại khoản 8 Điều 10, Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn thực hiện như sau:
| Stt | Hoạt động | Thời điểm lập hóa đơn |
| 1 | Bán hàng hóa | Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu/quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa |
| 2 | Cung cấp dịch vụ | – Là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.- Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước/trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng) |
| 3 | Giao hàng nhiều lần/bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ | Mỗi lần giao hàng/bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng |
| 4 | Cung cấp dịch vụ với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát số liệu giữa doanh nghiệp cung cấp dịch vụ và khách hàng, đối tác như:· Cung cấp dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải hàng không;· Cung ứng nhiên liệu hàng không cho các hãng hàng không;· Hoạt động cung cấp điện (trừ trường hợp bán điện của các công ty phát điện), nước;· Dịch vụ truyền hình;· Dịch vụ bưu chính chuyển phát (gồm cả dịch vụ đại lý, dịch vụ thu hộ, chi hộ);· Dịch vụ viễn thông (bao gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng);· Dịch vụ logistic;· Dịch vụ công nghệ thông tin (trừ trường hợp 5, 6) | Là thời điểm hoàn thành đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ/không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước (do các bên tự thỏa thuận) |
| 5 | Dịch vụ viễn thông (gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng), dịch vụ công nghệ thông tin (gồm dịch vụ trung gian thanh toán sử dụng trên nền tảng viễn thông, công nghệ thông tin) phải thực hiện đối soát dữ liệu kết nối giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ | Là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu về cước dịch vụ theo hợp đồng kinh tế giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ nhưng chậm nhất không quá 02 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ kết nối |
| 6 | Cung cấp dịch vụ viễn thông (gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng) thông qua bán thẻ trả trước, thu cước phí hòa mạng khi khách hàng đăng ký sử dụng dịch vụ mà khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn GTGT/không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế | Cuối mỗi ngày/định kỳ trong tháng, lập chung 01 hóa đơn GTGT ghi nhận tổng doanh thu phát sinh theo từng dịch vụ người mua không lấy hóa đơn/không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế |
| 7 | Xây dựng, lắp đặt | Là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa |
| 8 | Tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng: | |
| Trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng | Có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án/tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng: Thời điểm lập hóa đơn là ngày thu tiền/theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng | |
| Trường hợp đã chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng | Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu,quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa | |
| 9 | Mua vé máy bay online | Theo thông lệ quốc tế chậm nhất ≤05 ngày kế tiếp kể từ ngày chứng từ dịch vụ vận tải hàng không xuất ra trên hệ thống website và hệ thống thương mại điện tử |
| 10 | Tìm kiếm thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô | Là thời điểm bên mua và bên bán xác định được giá bán chính thức, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa |
| 11 | Bán khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than được chuyển bằng đường ống dẫn khí | Là thời điểm bên mua, bên bán xác định khối lượng khí giao hàng tháng nhưng chậm nhất không quá 07 ngày kế tiếp kể từ ngày bên bán gửi thông báo lượng khí giao hàng tháng. |
| 12 | Cơ sở kinh doanh thương mại bán lẻ, kinh doanh dịch vụ ăn uống theo mô hình hệ thống cửa hàng bán trực tiếp nhưng việc hạch toán toàn bộ hoạt động kinh doanh được thực hiện tại trụ sở chính (trụ sở chính trực tiếp ký hợp đồng mua, bán hàng hóa, dịch vụ; hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ từng cửa hàng xuất cho khách hàng xuất qua hệ thống máy tính tiền của từng cửa hàng đứng tên trụ sở chính), hệ thống máy tính tiền kết nối với máy tính chưa đáp ứng điều kiện kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế, từng giao dịch bán hàng hóa, cung cấp đồ ăn uống có in Phiếu tính tiền cho khách hàng, dữ liệu Phiếu tính tiền có lưu trên hệ thống và khách hàng không có nhu cầu nhận hóa đơn điện tử | Cuối ngày cơ sở kinh doanh căn cứ thông tin từ Phiếu tính tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các giao dịch bán hàng hóa, cung cấp đồ ăn uống trong ngày, trường hợp khách hàng yêu cầu lập hóa đơn điện tử thì cơ sở kinh doanh lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng |
| 13 | Bán điện của các công ty phát điện trên thị trường điện | Căn cứ thời điểm đối soát số liệu thanh toán giữa đơn vị vận hành hệ thống điện và thị trường điện, đơn vị phát điện và đơn vị mua điện theo quy định của Bộ Công Thương hoặc hợp đồng mua bán điện đã được Bộ Công Thương hướng dẫn, phê duyệt nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế |
| 14 | Bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ | Là thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán |
| 15 | Dịch vụ vận tải hàng không, dịch vụ bảo hiểm qua đại lý | Là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh |
| 16 | Dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, dịch vụ chuyển tiền qua ví điện tử, dịch vụ ngừng và cấp điện trở lại của đơn vị phân phối điện cho người mua là cá nhân không kinh doanh (hoặc cá nhân kinh doanh) nhưng không có nhu cầu lấy hóa đơn | Cuối ngày/cuối tháng đơn vị thực hiện xuất hóa đơn tổng căn cứ thông tin chi tiết từng giao dịch phát sinh trong ngày, trong tháng tại hệ thống quản lý dữ liệu của đơn vị |
| 17 | Kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền | Tại thời điểm kết thúc chuyến đi |
| 18 | Cơ sở y tế kinh doanh dịch vụ khám chữa bệnh có sử dụng phần mềm quản lý khám chữa bệnh và quản lý viện phí, từng giao dịch khám, chữa bệnh và thực hiện các dịch vụ chụp, chiếu, xét nghiệm có in phiếu thu tiền (thu viện phí hoặc tiền khám, xét nghiệm) và có lưu trên hệ thống công nghệ thông tin, nếu khách hàng (người đến khám, chữa bệnh) không có nhu cầu lấy hóa đơn | cuối ngày cơ sở y tế căn cứ thông tin khám, chữa bệnh và thông tin từ phiếu thu tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các dịch vụ y tế thực hiện trong ngày |
| 19 | Thu phí dịch vụ sử dụng đường bộ theo hình thức điện tử không dừng | Là ngày xe lưu thông qua trạm thu phí hoặc có thể lập hóa đơn điện tử theo định kỳ, ngày lập hóa đơn điện tử chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh dịch vụ thu phí (với trường hợp có 01 hoặc nhiều phương tiện cùng sử dụng dịch vụ nhiều lần trong tháng) |
Thời điểm lập hóa đơn sẽ được hiển thị theo định dạng ngày/tháng/năm dương lịch.
Còn ngày ký hóa đơn là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
Trường hợp hóa đơn có ngày lập và ngày ký khác nhau thì thời điểm khai thuế của bên bán là thời điểm lập hóa đơn.
Như vậy, khi ngày lập hóa đơn và ngày ký số khác nhau, hóa đơn vẫn được xem là hợp lệ theo quy định pháp luật. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý rằng việc này có thể dẫn đến nguy cơ bị xử phạt vi phạm hành chính nếu họ chậm chuyển hoặc không chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế. Theo Điều 30 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP, sau khi lập hóa đơn, doanh nghiệp phải gửi hóa đơn đến cơ quan thuế để cấp mã và cũng phải gửi cho người mua. Nếu việc chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế bị chậm trễ, mức phạt sẽ được quy định rõ ràng: nếu quá hạn từ 01 đến 05 ngày làm việc, doanh nghiệp sẽ bị phạt từ 2 đến 5 triệu đồng; từ 06 đến 10 ngày, mức phạt sẽ tăng lên từ 5 đến 8 triệu đồng; và nếu quá 11 ngày làm việc, mức phạt có thể dao động từ 10 đến 20 triệu đồng. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử không đầy đủ số lượng hóa đơn đã lập trong kỳ, mức phạt cũng sẽ là từ 5 đến 8 triệu đồng. Đặc biệt, việc không chuyển dữ liệu điện tử cho cơ quan thuế có thể dẫn đến mức phạt nặng từ 10 đến 20 triệu đồng. Do đó, việc tuân thủ đúng thời hạn chuyển dữ liệu hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý mà còn góp phần nâng cao uy tín và trách nhiệm trong việc thực hiện nghĩa vụ thuế.
