Quy định mới nhất áp dụng về nội dung xuất hóa đơn điện tử
Quy định mới nhất áp dụng về nội dung xuất hóa đơn điện tử ra sao? Các bạn hãy cùng kế toán hà nội tìm hiểu thêm trong bài viết dưới đây nhé.
- Quy định mới về nội dung xuất hóa đơn điện tử
Khoản 1 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định chi tiết về các tiêu chí cần có trên hóa đơn, nhằm đảm bảo tính minh bạch và thống nhất trong quá trình phát hành và sử dụng hóa đơn của các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân kinh doanh. Theo đó, hóa đơn phải bao gồm những nội dung chính như: tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, cùng với số hóa đơn cụ thể. Điều này giúp nhận dạng chính xác hóa đơn và tạo sự nhất quán trong quản lý hóa đơn giữa các bên liên quan.
Ngoài ra, hóa đơn cũng cần phải thể hiện rõ thông tin của người bán và người mua, bao gồm tên, địa chỉ, và mã số thuế. Điều này đảm bảo rằng các giao dịch thương mại đều minh bạch, dễ dàng truy xuất thông tin khi cần thiết. Đối với các hàng hóa và dịch vụ được liệt kê trên hóa đơn, các thông tin như tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, và thành tiền chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng (VAT) phải được nêu rõ. Việc thể hiện mức thuế suất VAT áp dụng cho từng loại hàng hóa, dịch vụ cũng như tổng tiền thuế VAT và tổng cộng tiền thanh toán sau thuế là điều bắt buộc. Những thông tin này giúp cơ quan thuế và người mua dễ dàng tính toán và xác định số thuế phải nộp, từ đó tránh được tình trạng thất thoát thuế hay tính toán sai lệch.
Một yếu tố quan trọng khác trên hóa đơn là chữ ký của người bán và người mua. Tuy nhiên, tùy vào từng loại hóa đơn, có thể không cần thiết phải có đầy đủ chữ ký của các bên, điều này được hướng dẫn cụ thể trong các trường hợp đặc biệt. Ví dụ, đối với hóa đơn điện tử (HĐĐT), thời điểm ký số được coi là thời điểm xác nhận tính hợp pháp của hóa đơn, giúp đảm bảo tính chính xác và bảo mật trong quá trình giao dịch trực tuyến.
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cũng phải có mã này hiển thị rõ ràng, nhằm xác định rằng hóa đơn đã được kiểm tra và mã hóa bởi cơ quan thuế. Điều này giúp ngăn ngừa các hành vi gian lận liên quan đến hóa đơn giả mạo, đồng thời tạo sự tin cậy giữa các bên trong quá trình giao dịch. Cùng với đó, hóa đơn còn có thể bao gồm các khoản phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, cùng với các thông tin khuyến mãi, chiết khấu thương mại (nếu có) và các nội dung khác liên quan đến giao dịch.
Đối với các hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, thông tin về tên và mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn cũng phải được ghi rõ, giúp minh bạch hóa quá trình in ấn và phát hành hóa đơn. Ngoài ra, chữ viết, chữ số và đồng tiền sử dụng trên hóa đơn cũng phải được quy định rõ ràng, đảm bảo sự thống nhất trong việc thể hiện các giá trị tiền tệ và ngôn ngữ trên hóa đơn, giúp cho việc kiểm tra và đối chiếu trở nên dễ dàng hơn.
Bên cạnh các nội dung chính, doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh cá nhân còn có thể tạo thêm các nội dung khác trên hóa đơn như biểu trưng, logo, nhãn hiệu, hoặc hình ảnh đại diện. Điều này không chỉ giúp tăng tính nhận diện thương hiệu mà còn giúp thể hiện sự chuyên nghiệp trong quá trình kinh doanh. Việc cá nhân hóa hóa đơn với các biểu trưng riêng còn tạo sự khác biệt và xây dựng lòng tin từ khách hàng đối với doanh nghiệp.
Tuy nhiên, không phải trong mọi trường hợp, hóa đơn đều bắt buộc phải có đầy đủ các tiêu chí trên. Theo quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có một số trường hợp lập hóa đơn không nhất thiết phải bao gồm tất cả các nội dung quy định. Điều này áp dụng cho những giao dịch đặc thù, khi một số thông tin không thực sự cần thiết hoặc không thể hiện trên hóa đơn. Chính sách linh hoạt này nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp, tổ chức trong quá trình phát hành hóa đơn, đồng thời vẫn đảm bảo tính pháp lý và minh bạch của hóa đơn trong các giao dịch thương mại.
Thông tư 78/2021/TT-BTC được ban hành nhằm hướng dẫn chi tiết về hóa đơn và chứng từ theo các quy định tại Luật Quản lý thuế năm 2019 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, với mục tiêu giúp các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân hiểu rõ và tuân thủ các quy định về hóa đơn, chứng từ trong quá trình hoạt động kinh doanh và giao dịch thương mại. Thông tư này đưa ra các quy định cụ thể về hóa đơn điện tử, hóa đơn giấy, cũng như việc sử dụng biên lai và chứng từ, đảm bảo tính minh bạch và nhất quán trong việc quản lý thuế của Nhà nước.
Đầu tiên, về hóa đơn điện tử, Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định rõ ràng về một số nội dung liên quan đến việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử. Việc này giúp các doanh nghiệp có thể ủy quyền cho bên thứ ba thực hiện việc lập hóa đơn điện tử trong trường hợp cần thiết, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc quản lý hóa đơn mà vẫn đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật. Ngoài ra, Thông tư cũng hướng dẫn về ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử, điều này giúp phân biệt rõ ràng giữa các loại hóa đơn điện tử khác nhau và tạo sự nhất quán trong việc quản lý và theo dõi.
Một trong những điểm đáng chú ý của Thông tư này là việc chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Đây là bước tiến quan trọng trong quá trình số hóa công tác quản lý thuế, giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các giao dịch. Thông tư cũng quy định rõ về việc áp dụng hóa đơn điện tử đối với một số trường hợp đặc biệt, nhằm đảm bảo tất cả các giao dịch kinh doanh đều được ghi nhận và quản lý chính xác, kể cả những giao dịch phức tạp hoặc có quy mô lớn.
Khi phát hiện sai sót trong hóa đơn điện tử hoặc bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi đến cơ quan thuế, Thông tư cũng đưa ra hướng dẫn về cách xử lý những sai sót này. Đây là một nội dung quan trọng, giúp doanh nghiệp và cơ quan thuế có quy trình xử lý nhanh chóng và hiệu quả khi có những sai sót xảy ra trong quá trình lập và gửi hóa đơn. Việc này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho các bên liên quan, mà còn đảm bảo tính chính xác của dữ liệu hóa đơn được lưu trữ.
Bên cạnh đó, Thông tư cũng đề cập đến việc hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Đây là một giải pháp tiên tiến giúp việc quản lý hóa đơn trở nên linh hoạt hơn, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp trong lĩnh vực bán lẻ hoặc dịch vụ, nơi các giao dịch được thực hiện nhanh chóng và liên tục. Việc áp dụng công nghệ này giúp giảm thiểu tối đa việc in ấn giấy tờ và tăng cường hiệu quả quản lý thuế.
Một điểm quan trọng nữa trong Thông tư là các tiêu chí đối với tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử. Các tổ chức này cần đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn nhất định để được ký hợp đồng cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Điều này giúp đảm bảo rằng các đơn vị cung cấp dịch vụ luôn đảm bảo chất lượng và tính bảo mật cao nhất trong quá trình truyền tải và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử. Bên cạnh đó, Thông tư cũng hướng dẫn về việc cung cấp các dịch vụ liên quan đến nhận, truyền và lưu trữ dữ liệu hóa đơn, giúp tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp trong việc quản lý hóa đơn điện tử một cách hiệu quả.
Ngoài hóa đơn điện tử, Thông tư 78/2021/TT-BTC cũng đề cập đến một số nội dung liên quan đến hóa đơn giấy. Cụ thể, thông tư quy định về tên loại hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, và tên liên hóa đơn do Cục Thuế đặt in. Điều này giúp đảm bảo rằng hóa đơn giấy cũng phải tuân thủ các quy định về hình thức và nội dung tương tự như hóa đơn điện tử, nhằm duy trì sự thống nhất trong hệ thống quản lý thuế. Đối với hóa đơn là tem, vé, thẻ do Cục Thuế đặt in, Thông tư cũng đưa ra quy định về ký hiệu mẫu số, đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng trong việc kiểm soát và quản lý.
Ngoài ra, Thông tư còn hướng dẫn chi tiết về việc sử dụng biên lai và chứng từ trong quá trình giao dịch và quản lý thuế. Đây là một phần không thể thiếu trong các hoạt động kinh doanh và thương mại, giúp các bên liên quan có đầy đủ giấy tờ chứng minh các giao dịch đã thực hiện và đảm bảo tuân thủ đúng các quy định về thuế.
Cuối cùng, Thông tư cũng đưa ra hướng dẫn về việc xử lý chuyển tiếp trong quá trình áp dụng các quy định mới. Điều này nhằm đảm bảo rằng các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân có thể chuyển đổi một cách suôn sẻ từ việc sử dụng các quy định cũ sang quy định mới, giảm thiểu sự gián đoạn trong hoạt động kinh doanh và đảm bảo tuân thủ pháp luật về thuế.
- Các quy định về hình thức hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là một loại hóa đơn được lập, gửi, nhận, và lưu trữ bằng phương tiện điện tử, không sử dụng giấy như hóa đơn truyền thống. Các quy định về hình thức hóa đơn điện tử tại Việt Nam được nêu rõ trong nhiều văn bản pháp luật như Luật Quản lý thuế 2019, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế:
Hóa đơn điện tử có thể được chia thành hai loại:
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Đây là loại hóa đơn mà trước khi được gửi đến người mua, phải được cơ quan thuế cấp mã số để xác nhận. Mã này có chức năng như một dấu xác nhận rằng hóa đơn đã được cơ quan thuế ghi nhận. Loại hóa đơn này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế, hoặc theo yêu cầu của pháp luật.
Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Doanh nghiệp có thể tự lập và gửi cho người mua mà không cần phải có mã xác nhận từ cơ quan thuế. Tuy nhiên, loại hóa đơn này chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp có độ tin cậy cao trong việc tuân thủ nghĩa vụ thuế.
Tiêu chuẩn kỹ thuật và định dạng của hóa đơn điện tử:
Định dạng hóa đơn điện tử: Hóa đơn điện tử phải được thể hiện bằng định dạng dữ liệu có cấu trúc dưới dạng XML (eXtensible Markup Language). Định dạng này cho phép dữ liệu hóa đơn dễ dàng truyền tải và xử lý bởi các hệ thống thông tin, đồng thời đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn của dữ liệu.
Ký số: Mỗi hóa đơn điện tử cần phải được ký số bởi bên phát hành. Chữ ký số là yếu tố pháp lý xác nhận tính chính xác và hợp lệ của hóa đơn, đảm bảo rằng hóa đơn không bị chỉnh sửa sau khi được ký. Chữ ký số này có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay trên hóa đơn giấy.
Lưu trữ hóa đơn điện tử: Theo quy định, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ trong thời gian tối thiểu là 10 năm kể từ ngày phát hành. Doanh nghiệp phải đảm bảo các điều kiện kỹ thuật và an ninh để lưu trữ hóa đơn, đảm bảo hóa đơn không bị mất mát hoặc hư hỏng.
- Các lỗi thường gặp khi xuất hóa đơn điện tử
Khi xuất hóa đơn điện tử, doanh nghiệp thường gặp một số lỗi phổ biến do sơ suất trong quá trình lập hóa đơn hoặc thiếu hiểu biết về quy định pháp luật. Dưới đây là một số lỗi thường gặp và cách khắc phục:
Lỗi sai thông tin người mua hoặc người bán
Một trong những lỗi phổ biến nhất khi lập hóa đơn điện tử là sai thông tin của bên bán hoặc bên mua, chẳng hạn như tên, địa chỉ, mã số thuế. Điều này có thể gây ra nhiều rắc rối khi doanh nghiệp thực hiện kê khai thuế và đối chiếu dữ liệu với cơ quan thuế.
Cách khắc phục: Nếu phát hiện lỗi sau khi hóa đơn đã được xuất, doanh nghiệp phải lập biên bản điều chỉnh và xuất hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Đồng thời, cần thông báo cho bên mua về việc điều chỉnh thông tin sai sót.
Sai sót về giá trị hàng hóa, dịch vụ
Lỗi về đơn giá, số lượng, thành tiền của hàng hóa hoặc dịch vụ trên hóa đơn cũng rất phổ biến. Đây là lỗi nghiêm trọng vì ảnh hưởng trực tiếp đến số thuế giá trị gia tăng (VAT) mà doanh nghiệp phải nộp.
Cách khắc phục: Khi phát hiện sai sót về giá trị, doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ. Nếu hóa đơn điện tử đã gửi cho cơ quan thuế, cần thực hiện thủ tục điều chỉnh và nộp bổ sung thuế (nếu có) theo quy định của pháp luật.
Sai sót về thuế suất và tiền thuế
Lỗi về thuế suất thường xảy ra khi doanh nghiệp áp dụng sai mức thuế giá trị gia tăng (VAT) đối với hàng hóa hoặc dịch vụ. Điều này có thể dẫn đến việc nộp thiếu hoặc thừa thuế.
Cách khắc phục: Khi phát hiện áp dụng sai thuế suất, doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế để sửa đổi mức thuế suất đúng. Nếu đã kê khai thuế, doanh nghiệp cần thực hiện điều chỉnh lại tờ khai thuế và nộp bổ sung số thuế còn thiếu (nếu có).
Lỗi ký số và thời điểm lập hóa đơn
Ký số là yếu tố quan trọng đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn điện tử. Một số doanh nghiệp thường gặp lỗi do chưa ký số hoặc ký số không đúng thời điểm.
Cách khắc phục: Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ trước khi gửi hóa đơn cho bên mua, đảm bảo hóa đơn đã được ký số đúng thời điểm lập. Trường hợp quên ký số hoặc ký sai thời điểm, doanh nghiệp phải lập hóa đơn thay thế và thông báo cho bên mua.
Lập hóa đơn sai thời điểm
Một lỗi khác là lập hóa đơn sai thời điểm, chẳng hạn như lập hóa đơn trước hoặc sau thời điểm giao dịch xảy ra. Điều này vi phạm quy định về thời điểm xuất hóa đơn của pháp luật, có thể gây khó khăn trong quá trình kiểm tra và kê khai thuế.
Cách khắc phục: Doanh nghiệp phải tuân thủ đúng quy định về thời điểm lập hóa đơn, thường là ngay khi giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoàn thành. Nếu phát hiện sai thời điểm, cần lập hóa đơn điều chỉnh và gửi thông báo cho cơ quan thuế.
Không gửi hóa đơn cho cơ quan thuế hoặc chậm gửi
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế phải được gửi ngay sau khi lập. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp có thể quên hoặc gửi chậm hóa đơn cho cơ quan thuế, dẫn đến vi phạm quy định về kê khai thuế.
Cách khắc phục: Để tránh lỗi này, doanh nghiệp cần thiết lập quy trình tự động gửi hóa đơn cho cơ quan thuế ngay sau khi lập và ký số. Trường hợp chậm gửi, cần nhanh chóng bổ sung và giải trình nếu có yêu cầu từ cơ quan thuế.
Lỗi trong việc hủy hóa đơn sai sót
Trong trường hợp phát hiện hóa đơn sai sót nghiêm trọng cần hủy bỏ, nhiều doanh nghiệp không thực hiện đúng quy trình hủy hóa đơn theo quy định, dẫn đến việc không thể điều chỉnh hóa đơn hoặc kê khai sai.
Cách khắc phục: Doanh nghiệp cần lập biên bản hủy hóa đơn và thực hiện hủy theo đúng quy trình. Sau đó, lập hóa đơn mới và thông báo cho cả cơ quan thuế lẫn bên mua về việc hủy hóa đơn cũ.
Trên đây là những lỗi thường gặp khi xuất hóa đơn điện tử và các giải pháp khắc phục. Doanh nghiệp cần nắm rõ và tuân thủ quy định pháp luật để tránh các sai sót có thể dẫn đến việc bị xử phạt hành chính hoặc gặp khó khăn trong quá trình kê khai thuế.
Trên đây là bài viết Quy định mới nhất áp dụng về nội dung xuất hóa đơn điện tử mà Kế toán hà nội tổng hợp được hi vọng giúp ích được bạn trong công việc.
Nếu có bất kỳ thắc mắc liên quan cần giải đáp bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ. Tổng đài hỗ trợ tư vấn miễn phí: 1900 6246
Kế toán hà nội chúc bạn làm tốt công việc
Kết nối với chúng tôi: https://www.facebook.com/ketoanhn.org/
Nếu bạn muốn học thực tế trải nghiệm va vất cùng kế toán trưởng giàu kinh nghiệm cần trên tay bộ chứng từ bao gồm: hóa đơn đỏ, phiếu thu chi, nhập xuất…của doanh nghiệp đang hoạt động có thể lựa chọn một lớp học kế toán thực hành của Trung tâm kế toán Hà Nội là đơn vị được thành lập từ năm 2005 đi đầu trong lĩnh vực đào tạo kế toán thực hành trên chứng từ hóa đơn đỏ hiện có 39 cơ sở học trên toàn quốc, 6 cơ sở học tại Hà Nội. Hàng tháng trung tâm vẫn đào tạo cho hơn 1000 học viên trên toàn quốc.
Chi tiết liên hệ Hotline: 0974 975 029 (Mr Quân)
